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Freiwilligentreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Freiwilligentreffen gelingt, wenn Zusagen, Verpflegung und Aufgabenverteilung früh zusammenpassen. Kläre zuerst Ort, Saal und Programm, dann bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche. In der letzten Woche stellst du Catering, Materialien und Helferplan fertig; am Veranstaltungstag prüfst du Schlüssel, Technik und Aufbau. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Empfang und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Saal bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Benötigte Materialien reservieren

  • Programm und Route erstellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Essen vorbereiten

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Saal und Schlüssel kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Getränkepunkte aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffeeausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Namensaufsteller einrichten

    2 Personen

  • Buffetgerichte ausgeben

    4 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste willkommen heißen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Pausengetränke bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abfall und leere Gläser entsorgen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • SuppenschalenAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • HeißwasserkesselAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 6
  • GirlandenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher ab und erfasse dabei vegetarische, vegane oder allergiebedingte Wünsche separat. So kannst du Cateringmengen festlegen und Diätmahlzeiten eindeutig kennzeichnen.
  • Plane den Helfereinsatz nicht nur für das Programm: Für Aufbau, Empfang, Buffet und Abbau brauchst du jeweils feste Personen. Schicke die Erinnerung spätestens 2 Tage vor dem Treffen mit Uhrzeit, Ort und Aufgabe.
  • Prüfe am Vortag, ob Geschirr, Besteck, Servierschalen, Warmhalteschalen und Kaffeemaschinen tatsächlich verfügbar sind. Verlängerungskabel und Heißwasserkessel werden beim Aufbau besonders häufig vergessen.
  • Stelle Anwesenheitsliste und Namensschilder vor Beginn am Empfang bereit. Lege außerdem Stifte und Namensaufsteller dazu, damit Nachmeldungen nicht den Einlass verzögern.
  • Kühle Getränke früh genug und kontrolliere frische Produkte am Einkaufstag. Richte Buffet- und Getränkepunkte getrennt ein, damit sich beim Empfang keine Schlange vor dem einzigen Tisch bildet.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Freiwilligentreffen planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Saal und Einladungen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche abgeschlossen sein.
Wann soll ich die Einladungen zum Freiwilligentreffen verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Treffen. Bitte um eine Rückmeldung bis 7 Tage vorher, damit Mengen und Sitzplätze planbar sind.
Wie viele Helfer braucht man für ein Freiwilligentreffen?
Plane mindestens eine feste Person für den Empfang und je zwei Personen für Aufbau und Buffet ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden ist eine zusätzliche Person für Getränke und Nachfüllen sinnvoll.
Was muss am Tag des Freiwilligentreffens zuerst geprüft werden?
Kontrolliere zuerst Saal, Schlüssel, Tische, Stühle und Stromanschlüsse, etwa 2 Stunden vor Beginn. Danach baust du Empfang, Namensschilder, Buffet, Getränke und Kaffeeausrüstung auf.

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