Organiser une réunion de prévention de quartier, étape par étape

Une réunion de prévention de quartier demande surtout une bonne coordination entre les résidents, le policier de quartier et la municipalité. Commencez par fixer le programme, les horaires et le lieu, puis lancez les invitations assez tôt pour recueillir les inscriptions et les questions. Les derniers jours servent à confirmer les intervenants, préparer les supports et vérifier la technique. Le jour même, prévoyez une installation simple, un accueil visible et un temps suffisant pour les échanges.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Inviter le policier de quartier
4
Inviter un contact de la municipalité
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recueillir les questions des résidents
2 personnes
10
Confirmer les intervenants
11
Préparer les questions de discussion
2 personnes
12
Préparer les supports de distribution
2 personnes
13
Vérifier la présentation
14
Commander le matériel
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste de présence
17
Faire les courses
2 personnes
18
Aller chercher les snacks et les sandwichs
2 personnes
19
Confirmer les inscriptions par téléphone
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Vérifier le site et les issues de secours
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Brancher le système de présentation
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Disposer les en-cas et les sandwichs
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
3 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Distribuer les badges
2 personnes
31
Ouverture et consignes de sécurité
32
Présenter la sécurité du quartier
2 personnes
33
Animer les questions de la salle
2 personnes
34
Servir la pause-café
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Animer les tables de discussion
6 personnes
37
Servir le buffet de sandwiches
3 personnes
38
Noter les points d’action par table
6 personnes
39
Consigner les accords communs
2 personnes
40
Distribuer les informations de clôture
2 personnes
41
Animer les échanges informels
3 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Collecter et trier les déchets
2 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes
50
Retourner les matériels
2 personnes
51
Envoyer les points d’action aux participants
2 personnes
52
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de présentation

Chevaletsqté 6
Feuilles de paperboardqté 6
Marqueursqté 24
Stylosqté 80
Post-itqté 12
Ruban adhésifqté 4
Presse-papiersqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Dossiers de présenceqté 2
Brochures d’informationqté 80
Bacs à documentsqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des créneaux distincts pour l’accueil, les interventions et les questions des résidents afin d’éviter que les échanges débordent.
Invitez le policier de quartier et le contact de la municipalité dès que la date et le lieu sont réservés. Confirmez leur présence quelques jours avant la réunion, plutôt que de supposer qu’ils seront disponibles.
Demandez les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions des habitants dans le même message. Relancez par téléphone les personnes inscrites 2 à 3 jours avant, surtout si la réunion prévoit des sandwichs et des snacks.
Testez la présentation sur place avant l’arrivée du public : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphone, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Gardez les supports imprimés comme solution de secours si la technique ne fonctionne pas.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début pour vérifier les issues de secours, installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription et mettre en place le café et le thé. Les badges nominatifs et la liste de présence doivent être prêts avant le premier participant.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de prévention de quartier ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Cela laisse le temps de recueillir les inscriptions, les questions des résidents et les besoins alimentaires, puis de confirmer les intervenants.
Combien de temps prévoir pour l’installation de la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Ce délai couvre la vérification du lieu et des issues de secours, l’installation des tables et des chaises, la table d’inscription et le test de la présentation.
Quand confirmer les inscriptions par téléphone ?: Appelez les personnes inscrites 2 à 3 jours avant l’événement. Profitez-en pour confirmer leur présence, vérifier une dernière fois les besoins alimentaires et rappeler l’horaire et le lieu.
Que faire si le vidéoprojecteur ou le microphone ne fonctionne pas ?: Testez tout le matériel avant le début et prévoyez les supports de distribution en version imprimée. Gardez également des rallonges et des multiprises disponibles afin de résoudre rapidement un problème de branchement.

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