Réunion de consultation : la checklist pour tout organiser

Une réunion de consultation réussie repose sur une préparation suivie dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions des participants. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur l’ordre du jour, les documents, le repas et la technique. Cette checklist rassemble 50 tâches et 39 fournitures, de la première invitation à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions et les suggestions
Établir l’ordre du jour et le questionnaire
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Commander le catering
Rassembler les présentations et les documents
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Présenter l’ouverture et le programme
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer des discussions de groupe
3 personnes
Prendre des notes sur des paperboards
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vérifier la vaisselle et les tables
Animer le tour final et la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Archiver les documents de présentation
Rédiger les actions à mener et le compte-rendu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Minuterieqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 48
Verresqté 48
Assiettesqté 48
Couvertsqté 48
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 48
Chevalets de conférenceqté 2
Feuilles de paperboardqté 4
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 48
Classeurs de documentsqté 48

Éclairage

Lampes de table LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines avant la réunion. Ce délai vous laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le catering.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez la liste obtenue pour confirmer les présences, les besoins alimentaires et le nombre de repas à commander.
Envoyez l’ordre du jour, le questionnaire et les documents préparatoires au plus tard 3 jours avant la réunion. Les participants peuvent ainsi formuler leurs questions à l’avance et venir préparés.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et l’enceinte au moins 24 heures avant. Prévoyez aussi une minuterie pour respecter la durée des échanges.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, badges nominatifs, liste imprimée, café, thé, eau et encas. Installez les tables et les chaises suffisamment tôt pour garder 30 minutes de marge.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de consultation ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Indiquez une date limite de réponse située 7 à 10 jours avant la réunion afin de finaliser les repas et les documents.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une réunion de consultation ?: Comptez environ 4 semaines pour une réunion simple et 6 semaines si elle comporte beaucoup de participants ou un catering. Réservez les 48 dernières heures aux vérifications, à l’impression et à l’installation.
Quand commander le catering pour une réunion de consultation ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires 2 à 3 jours avant la livraison.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion de consultation ?: Revérifiez la technique, les présentations, les documents, les badges, la liste des participants et le matériel d’accueil. Prévoyez 30 à 60 minutes sur place le jour même pour installer les tables, le buffet et les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.