Checkliste für eine gut vorbereitete Feedback-Runde
Eine Feedback-Runde braucht mehr Vorbereitung als nur einen Fragebogen. Du musst Teilnehmende anmelden, Ernährungswünsche erfassen, Agenda und Unterlagen bündeln und den Raum so einrichten, dass Registrierung und Gespräch pünktlich starten. Plane Technik, Catering und Materialien in einer festen Reihenfolge und prüfe am Veranstaltungstag alles ein zweites Mal. Diese Checkliste hilft dir, vergessene Kleinigkeiten wie Namensschilder, Verlängerungskabel oder gekühlte Getränke rechtzeitig zu erledigen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Fragen und Anregungen sammeln
Agenda und Fragebogen erstellen
2 Personen
Bestätigung an Teilnehmer senden
Catering bestellen
Präsentationen und Dokumente sammeln
Technik testen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Snacks und Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke und Snacks bereitstellen
2 Personen
Technik erneut überprüfen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Eröffnung und Programm erläutern
Präsentationen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Gruppendiskussionen moderieren
3 Personen
Notizen auf Flipcharts machen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr und Tische prüfen
Abschlussrunde und Ende begleiten
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
Technik sicher verpacken
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
Präsentationsunterlagen archivieren
To-dos und Protokoll ausarbeiten
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 48
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- TimerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 48
- GläserAnz. 48
- TellerAnz. 48
- BestecksetsAnz. 48
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerschalenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 48
- FlipchartsAnz. 2
- FlipchartblätterAnz. 4
- StifteAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 48
- DokumentenmappenAnz. 48
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen so, dass du mindestens 7 bis 10 Tage für Rückmeldungen hast. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und notiere Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Teilnehmerliste.
- Erstelle Agenda und Fragebogen spätestens 5 Tage vor der Feedback-Runde. Sammle Präsentationen und weitere Dokumente an einem Ort, damit am Veranstaltungstag keine Dateien auf einzelnen Geräten fehlen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens 24 Stunden vorher. Prüfe die Technik am Veranstaltungstag erneut und lege einen Timer bereit, wenn Beiträge zeitlich begrenzt sind.
- Richte Registrierungstisch und Empfangstheke vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschildhalter und vorbereitete Namensschilder bereit, statt die Anmeldung erst während des Empfangs zu organisieren.
- Kühle Getränke früh genug und stelle Kaffee, Tee, Wasser, Snacks und Mittagessen in einem klaren Ablauf bereit. Kontrolliere außerdem Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Serviertabletts und Milchkännchen, weil diese beim Catering leicht vergessen werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich zu einer Feedback-Runde einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So bleiben dir mehrere Tage, um Anmeldungen, Fragen, Anregungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
- Wann sollte die Technik für eine Feedback-Runde getestet werden?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens 24 Stunden vorher. Wiederhole die Prüfung am Veranstaltungstag, bevor die Registrierung beginnt.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Feedback-Runde?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Registrierungstisch, Technik, Präsentationsmaterial und Getränke ein. Bei externen Materialien oder Catering sind 30 Minuten zusätzliche Reserve sinnvoll.
- Wann soll ich Catering und Getränke für eine Feedback-Runde bestellen?
- Bestelle Catering und Getränke mindestens 3 bis 5 Werktage vorher, sofern der Anbieter keine längere Vorlaufzeit verlangt. Getränke solltest du am Tag selbst frühzeitig kühlen und Snacks sowie Mittagessen vor Beginn bereitstellen.
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