Checklist para organizar una reunión de feedback sin imprevistos
Una reunión de feedback funciona mejor cuando las aportaciones llegan antes, la agenda está cerrada y la sala se puede usar desde el primer minuto. Esta checklist reúne la preparación de participantes, preguntas, documentos, catering, técnica y recepción en un orden práctico. Reserva tiempo para confirmar preferencias dietéticas, probar el proyector y reunir las presentaciones. El día anterior deja listas las acreditaciones, las bebidas y los materiales; así no tendrás que resolverlo mientras llegan los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas y aportaciones
Redactar la agenda y el cuestionario
2 personas
Enviar la confirmación a los participantes
Pedir el catering
Recopilar presentaciones y documentos
Probar la técnica
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el material de presentación
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas y los aperitivos
2 personas
Volver a comprobar la técnica
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Explicar la apertura y el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Moderar los debates en grupo
3 personas
Tomar notas en rotafolios
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Comprobar la vajilla y las mesas
Guiar la ronda final y el cierre
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Empaquetar la técnica de forma segura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
Archivar los documentos de la presentación
Redactar los puntos de acción y el acta
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 48
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
- Temporizadorcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 48
- Vasoscant. 48
- Platoscant. 48
- Cubiertoscant. 48
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 48
- Pizarras de rotafoliocant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 4
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 48
- Carpetas para documentoscant. 48
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la lista de participantes con al menos 10 días de antelación. Envía la invitación en cuanto estén confirmados para que puedas gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas a tiempo.
- Recopila preguntas y aportaciones antes de redactar la agenda y el cuestionario. Envía la agenda definitiva y la confirmación a los participantes entre 2 y 3 días antes, junto con cualquier documento que deban revisar.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoz, alargadores y regletas. Lleva también un temporizador para controlar las intervenciones y evitar que el feedback se quede sin tiempo.
- Encarga el catering cuando conozcas el número final de asistentes y comprueba las necesidades dietéticas al menos 5 días antes. Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara café, té, agua y aperitivos antes de abrir la recepción.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar las tarjetas de nombre. Deja juntas las presentaciones, la lista impresa y el material de presentación para no buscarlos durante la reunión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de feedback?
- Empieza al menos 10 días antes para confirmar fecha, ubicación, participantes e invitaciones. Reserva los últimos 2 o 3 días para cerrar la agenda, confirmar asistentes y reunir documentos.
- ¿Cuándo se debe enviar la agenda de una reunión de feedback?
- Envía la agenda y el cuestionario definitivos entre 2 y 3 días antes. Así los participantes pueden preparar sus preguntas y tú todavía tienes margen para corregir el orden o la duración.
- ¿Cuánto antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, el altavoz y las conexiones eléctricas.
- ¿Cuándo preparar el catering para una reunión de feedback?
- Confirma el pedido cuando tengas el número final de asistentes y verifica las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. El día del evento, enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el servicio antes de la recepción.
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