Toneelvoorstelling organiseren: checklist van plan tot applaus

Een toneelvoorstelling organiseren vraagt meer dan rollen verdelen en repeteren. Je moet ook publiek, locatie, decor, kostuums, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met tekstbestanden, rolverdeling en repetitierooster en werk daarna toe naar een volledige generale repetitie. Deze checklist helpt je de 73 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat bijvoorbeeld microfoons, licht, programma’s en garderobe niet pas op de speeldag worden geregeld.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatiegegevens bevestigen
Reserveringen maken
Tekstbestanden verzamelen
Rolverdeling bevestigen
2 personen
Repetitierooster verspreiden
Decorontwerp uitwerken
2 personen
Rekwisietenlijst maken
2 personen
Kostuums inventariseren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Geluidsplan uitwerken
2 personen
Programma samenstellen
Programma's afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
Tickets en gastenlijst printen
Decorstukken bouwen
4 personen
Decorstukken schilderen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Kostuums passen
3 personen
Kostuums herstellen
2 personen
Techniek doorlopen
4 personen
Volledige generale repetitie
12 personen
Publieksinformatie controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Techniek uitladen
4 personen
Decor uitladen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Decor opbouwen
5 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Techniek testen
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Make-up en haar verzorgen
3 personen
Acteurs laten inspelen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Tickets controleren
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzezaal opruimen
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Publieksvragen ontvangen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
4 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondtickets controleren
2 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Nazitdrankjes serveren
3 personen
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Rekwisieten opruimen
3 personen
Kostuums verzamelen
2 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Decor veilig afbreken
5 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Reserveledlampenaantal 8

Decoratie

Achterdoekaantal 2
Zwarte doekenaantal 6
Decorpanelenaantal 6
Decoratieve plantenaantal 8
Decoratieve schilderijenaantal 4
Kleefhakenaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Kraftpapieraantal 2
Acrylverfaantal 12
Verfkwastenaantal 12
Schilderstapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Touwaantal 2
Kabelgotenaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 6
Verpakkingstapeaantal 6
Nietmachinesaantal 2
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 12
Serveerkommenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Toiletreinigingsborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Kostuums

Basisverkleedkledingaantal 20
Kostuumaccessoiresaantal 30
Kledinghoezenaantal 20
Kledingstomersaantal 2

Make-up

Theatermake-upsetsaantal 6
Make-upsponzenaantal 24
Make-upkwastenaantal 12
Make-upremoveraantal 4
Haarsprayaantal 4
Spiegelsaantal 6

Rekwisieten

Tafellampenaantal 3
Servies voor decoraantal 12
Boeken voor decoraantal 15
Decoratieve vazenaantal 4
Koffersaantal 4
Handtassenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Notitieboekenaantal 10
Pennenaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Branddeken
Fluorhesjesaantal 6

Kantoor

A4-papieraantal 2
Balpennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 10

Tips

Plan de volledige generale repetitie uiterlijk 1 week voor de voorstelling en loop de volledige voorstelling door met decorpanelen, achterdoek, kostuums, rekwisieten, muziek, licht en geluid.
Test techniek niet alleen tijdens de generale: controleer actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen afzonderlijk en leg gaffer tape klaar voor kabels op de vloer.
Maak de publieksontvangst concreet: tel publieksstoelen en klapstoelen, richt garderoberekken in en leg tickets, gastenlijst, naamkaartjes en programma’s klaar op één vaste plek.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bepaal daarna hoeveel koffie, thee en water nodig zijn; zet waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen klaar vóór de eerste gasten binnenkomen.
Maak een reservebak voor de speeldag met reserveledlampen, extra kleefhaken, reparatiemateriaal voor kostuums en decor en een laptop met alle muziekbestanden; zo hoef je bij een klein defect niet opnieuw te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, reserveringen, rolverdeling en repetitieplanning. Plan decor, kostuums en techniek uiterlijk 3 weken voor de voorstelling in, zodat er nog tijd is voor herstel en tests.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een toneelvoorstelling?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de voorstelling. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor de gastenlijst, stoelen en catering.
Wanneer plan je een generale repetitie voor toneel?: Plan de volledige generale repetitie uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling, met dezelfde volgorde en techniek als op de speeldag. Doe daarnaast 1 tot 2 dagen vooraf nog een korte controle van licht, geluid, decor en rekwisieten.
Hoeveel tijd heb je nodig om techniek voor een toneelvoorstelling op te bouwen?: Reserveer minimaal 4 uur voor het opbouwen en aansluiten van speakers, mengpaneel, microfoons, lichtstatieven, LED-theaterspots en bekabeling. Houd daarna minstens 2 uur vrij voor een volledige doorloop en het oplossen van storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.