Checklist pour organiser une représentation théâtrale

Une représentation théâtrale se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle, la date, le texte et les droits, puis la distribution et le calendrier des répétitions. Les invitations, les inscriptions et la billetterie doivent être suivies en parallèle de la préparation du décor, des costumes et de la technique. Cette checklist rassemble les étapes à prévoir jusqu’à la répétition générale, y compris les détails souvent oubliés comme l’accueil, le vestiaire, le catering et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date du spectacle
2 personnes
Sélectionner le script
3 personnes
Vérifier les droits d’auteur
Composer la distribution
2 personnes
Définir la répartition des rôles
2 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer la vente des billets
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Faire imprimer les programmes
Faire la liste des accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Élaborer le design du décor
3 personnes
Fabriquer les éléments de décor
4 personnes
Acheter les accessoires
2 personnes
Élaborer le plan technique
2 personnes
Répartir le public
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Noter les dernières modifications
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Aménager le coin maquillage
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Disposer les programmes
Signaler l’entrée
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vérifier la décoration et la technique
3 personnes
Faire changer les acteurs
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Annoncer le spectacle
Exécuter le premier acte
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Rappeler le public
Exécuter le deuxième acte
8 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Animer le moment convivial avec le public
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Faire débriefer les acteurs
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le décor
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Stocker la déco
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 6
Tabouretsqté 6
Tables d'appointqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Fond de scène
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes décorativesqté 6
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 6
Numéros de vestiaireqté 150
Cadres photoqté 6
Fleurs artificiellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Lampes de pocheqté 4
Casquesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pelles à gâteauqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Poubellesqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant de confirmer la date au public : vérifiez au moins 3 points, notamment la capacité, les horaires d’accès et le matériel technique disponible.
Vérifiez les droits d’auteur avant de distribuer les rôles ou d’imprimer les invitations. Prévoyez cette validation plusieurs semaines avant la première répétition.
Bloquez un créneau pour la répétition générale au plus tard 7 jours avant le spectacle. Faites-y passer le texte, les changements de décor, les costumes, les micros et les entrées du public.
Ne commandez pas le catering uniquement selon le nombre de billets vendus : ajoutez les comédiens, les bénévoles et l’équipe technique, puis utilisez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Préparez l’accueil avant le jour J : répartissez les bénévoles, numérotez le vestiaire, installez les panneaux de direction et prévoyez les sièges, les portants et les tables nécessaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une représentation théâtrale ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour une représentation avec distribution, décor, invitations et technique. Un texte à sélectionner, des droits à vérifier ou des éléments de décor à fabriquer peuvent demander davantage de temps.
Quand faut-il réserver la salle pour un spectacle de théâtre ?: Réservez la salle dès que la date envisagée et le format du spectacle sont définis, de préférence 2 à 4 mois à l’avance. Demandez immédiatement les horaires de montage, de répétition générale et de démontage.
Quand envoyer les invitations pour une représentation théâtrale ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines avant le spectacle, puis relancez les personnes inscrites 7 à 10 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition du public.
Que faut-il tester avant une représentation théâtrale ?: Testez la sonorisation, les microphones, les pieds de micro, la table de mixage, les éclairages et les changements de décor pendant la répétition générale. Faites ce test au moins 7 jours avant, puis prévoyez une vérification rapide le jour même.

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