Checklist para organizar una representación teatral

Organizar una representación teatral requiere coordinar muchos detalles antes de que se abra el telón. Empieza por reservar la sala, fijar la fecha, elegir el guion y comprobar los derechos de autor. Después tendrás que cerrar el reparto, planificar los ensayos, preparar entradas e invitaciones y reunir trajes, atrezzo y elementos decorativos. La última semana se centra en la distribución del público, el equipo técnico, el catering y el ensayo general.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Fijar la fecha de la función
2 personas
Seleccionar guion
3 personas
Comprobar los derechos de autor
Seleccionar el reparto
2 personas
Establecer el reparto de papeles
2 personas
Hacer el horario de ensayos
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar la venta de entradas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Mandar imprimir los programas
Hacer la lista de accesorios
2 personas
Reunir los trajes
3 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Crear elementos de decoración
4 personas
Adquirir atrezzo
2 personas
Desarrollar el plan técnico
2 personas
Preparar la distribución del público
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Realizar el ensayo general
8 personas
Anotar los últimos cambios
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar la decoración
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Montar el rincón de maquillaje
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Exponer los programas
Señalizar la entrada
Inspeccionar el área de público
2 personas
Revisar la decoración y la técnica
3 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Anunciar la función
Realizar el primer acto
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Llamar de vuelta al público
Realizar el segundo acto
8 personas
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
Atender el after con el público
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Dejar que los actores charlen después
2 personas
Despedir al público
3 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desmontar la decoración
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar los accesorios
2 personas
Reunir los trajes
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Guardar la decoración
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 6
Taburetescant. 6
Mesas auxiliarescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platos para postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Tenedores de tartacant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Cortinas de teatrocant. 2
Telón de fondo
Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 6
Mantelescant. 8
Paneles de flechascant. 6
Números de guardarropacant. 150
Marcos de fotoscant. 6
Flores artificialescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Linternascant. 4
Auriculares con micrófonocant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Luces decorativascant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharas para tartascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Papeleracant. 6
Bandejascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Comprueba los derechos de autor antes de anunciar la obra o imprimir invitaciones. Hazlo al menos 6-8 semanas antes de la función para tener margen si necesitas cambiar el guion.
Cierra el reparto y el horario de ensayos pronto. Reserva entre 8 y 12 sesiones, además de un ensayo general completo con vestuario, atrezzo, sonido y entradas del público.
No dejes las entradas y el programa para el final: abre el registro de venta con varias semanas de antelación y manda imprimir los programas cuando el reparto y los créditos estén confirmados.
Prueba la parte técnica en la sala, no solo en una reunión. Comprueba altavoces, micrófonos, soportes y mesa de mezclas al menos 7 días antes, y repite la prueba durante el ensayo general.
Calcula la llegada del público y los servicios de apoyo: prepara sillas, percheros, mesas auxiliares y voluntarios con 60-90 minutos de antelación. Si ofreces café, agua o postre, confirma el catering y las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una representación teatral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la función. Ese plazo permite reservar la sala, comprobar los derechos de autor, seleccionar el reparto, organizar ensayos y preparar entradas, programas y decoración.
¿Cuántos ensayos hacen falta para una representación teatral?: Para una obra amateur suelen hacer falta entre 8 y 12 ensayos, según la duración y la dificultad del guion. Añade un ensayo general completo entre 1 y 3 días antes de la función.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo general?: Hazlo entre 1 y 3 días antes de la representación, en la misma sala si es posible. Debe incluir vestuario, atrezzo, escenografía, sonido, micrófonos, cambios de escena y la distribución prevista del público.
¿Cuándo se preparan las entradas y las invitaciones?: Diseña las invitaciones y abre el registro de entradas entre 3 y 6 semanas antes. Deja cerrados el reparto, la fecha, la sala y el horario antes de mandar a imprimir los programas.

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