Bühnenaufführung organisieren: Die Checkliste für deine Planung

Eine Bühnenaufführung braucht deutlich mehr als ein Skript und eine besetzte Bühne. Saal, Aufführungsdatum und Urheberrechte müssen früh feststehen, damit Proben, Einladungen und Ticketverkauf darauf aufbauen können. Später kommen Technik, Kostüme, Requisiten, Dekoration und die Einteilung der Helfer dazu. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Techniktest und zur Generalprobe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Saal reservieren
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
Skript auswählen
3 Personen
Urheberrechte prüfen
Cast zusammenstellen
2 Personen
Rollenverteilung festlegen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ticketverkauf registrieren
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Programme drucken lassen
Requisitenliste erstellen
2 Personen
Kostüme einsammeln
3 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
Dekorteile herstellen
4 Personen
Requisiten anschaffen
2 Personen
Technikplan ausarbeiten
2 Personen
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen
Letzte Änderungen notieren
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Dekor aufbauen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Lichtstufen einstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Requisiten bereitstellen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
2 Personen
Schminkbereich einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Programme auslegen
Eingang ausschildern
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Deko und Technik prüfen
3 Personen
Schauspieler zum Umziehen schicken
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Vorstellung ankündigen
Ersten Akt aufführen
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Publikum zurückrufen
Zweiten Akt aufführen
8 Personen
Applausmoment begleiten
2 Personen
Nachgespräch mit dem Publikum betreuen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Mitwirkende zum Nachgespräch einladen
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Deko abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Requisiten einpacken
2 Personen
Kostüme einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Kostüme waschen
2 Personen
Deko speichern
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
HockerAnz. 6
BeistelltischeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
TortengabelnAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
Hintergrundvorhang
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 6
GarderobennummernAnz. 150
FotorahmenAnz. 6
KunstblumenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
HeadsetsAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
TortenheberAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
TablettsAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Saal und Aufführungsdatum fest, bevor du den Probenplan erstellst. Prüfe dabei auch, wie viele Stühle, Bühnenelemente und Garderobenplätze tatsächlich in den Raum passen.
Kläre die Urheberrechte, bevor du Einladungen verschickst oder Programme drucken lässt. Plane für Rückfragen und Genehmigungen mindestens 4 Wochen Puffer ein.
Erfasse Anmeldungen, Ticketverkauf und Ernährungswünsche getrennt. So kannst du die Zuschaueraufteilung und das Catering anhand konkreter Zahlen statt Schätzungen planen.
Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Mischpult nicht erst am Aufführungstag. Führe einen vollständigen Techniktest spätestens 7 Tage vorher mit den tatsächlichen Bühnenabläufen durch.
Setze die Generalprobe wie eine echte Vorstellung an: mit Kostümen, Requisiten, Dekoration, Vorhängen und Programmablauf. Halte danach mindestens 24 Stunden für letzte Änderungen oder fehlende Teile bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bühnenaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Aufführungstermin. Saal, Datum, Skript, Rechte und Ensemble sollten in den ersten 4 Wochen geklärt sein.
Wann sollte der Probenplan für eine Bühnenaufführung stehen?: Erstelle den Probenplan, sobald Rollenverteilung und Aufführungsdatum feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vor der Aufführung. Plane zusätzlich mindestens eine vollständige Generalprobe ein.
Wann muss die Technik einer Bühnenaufführung getestet werden?: Teste Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens 7 Tage vor der Aufführung. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest, statt erstmals die gesamte Anlage aufzubauen.
Wie viele Programme sollte man für eine Bühnenaufführung drucken lassen?: Orientiere dich an der bestätigten Zuschauerzahl und drucke etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind daher 105 bis 110 Programme sinnvoll.

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