Organiser une représentation théâtrale sans rien laisser au dernier moment
Une représentation théâtrale se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et la salle, puis les inscriptions, le contenu artistique et la technique. Gardez une liste séparée pour les invités, les besoins alimentaires et les billets afin d’éviter les corrections le jour même. Les costumes, accessoires, décors, lumière et fichiers audio doivent être testés avant l’installation. Le jour de la représentation, réservez du temps pour libérer la scène, placer les chaises et contrôler l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer le spectacle et la date de représentation
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
- 3
Faire des réservations pour le lieu
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Finaliser la liste des visiteurs
- 8
Créer le programme et l’itinéraire
- 9
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
- 10
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
- 11
Rassembler les textes et les scripts
2 personnes
- 12
Rassembler les accessoires
2 personnes
- 13
Vérifier les costumes
2 personnes
- 14
Essayer et ajuster les costumes
3 personnes
- 15
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
- 16
Tester la musique et les fichiers audio
2 personnes
- 17
Vérifier le plan lumière et les cues
2 personnes
- 18
Imprimer le déroulé pour l'équipe
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Vérifier la salle
2 personnes
- 22
Libérer la scène et l’aire de jeu
3 personnes
- 23
Installer les chaises
4 personnes
- 24
Installer des tables d'accueil
2 personnes
- 25
Monter la décoration
4 personnes
- 26
Préparer les accessoires
2 personnes
- 27
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
- 28
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
- 29
Tester le niveau sonore et les microphones
2 personnes
- 30
Réaliser un filage technique complet
5 personnes
- 31
Installer le catering et le vestiaire
3 personnes
- 32
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
- 33
Préparer les vestiaires
2 personnes
- 34
Faire changer les acteurs
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir le public
3 personnes
- 36
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
- 39
Accompagner le public jusqu'à la salle
2 personnes
- 40
Lancer le spectacle
2 personnes
- 41
Exécuter les cues lumière et son
2 personnes
- 42
Préparer les boissons de pause
3 personnes
- 43
Assurer la pause
3 personnes
- 44
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
- 45
Animer le moment d’applaudissements et la clôture
2 personnes
- 46
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 47
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Suivi
- 48
Rassembler les accessoires
2 personnes
- 49
Démonter le décor
4 personnes
- 50
Éteindre la lumière et le son
2 personnes
- 51
Faire la vaisselle
2 personnes
- 52
Rassembler les déchets
2 personnes
- 53
Nettoyer la salle
3 personnes
- 54
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
- 55
Inventorier le matériel
2 personnes
- 56
Laver et ranger les costumes
2 personnes
- 57
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 58
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tables d’accueilqté 3
- Tables pliantesqté 4
- Portantsqté 2
- Cintresqté 100
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Intervenants actifsqté 2
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Mixeur audio
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Projecteurs de scèneqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Pilesqté 24
Accessoires
- Panneaux décoratifsqté 6
- Plantes décorativesqté 4
- Lampes de tableqté 2
- Tabourets pour la décoqté 2
- Accessoires à la mainqté 12
- Bordures décorativesqté 4
Costumes
- Ensembles de costumesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Housses à vêtementsqté 10
- Maquillage de théâtreqté 2
- Pinceaux de maquillageqté 2
- Miroirsqté 2
Imprimés
- Brochures du programmeqté 90
- Billetsqté 90
- Badges nominatifsqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
- Déroulésqté 12
- Feuilles de conduiteqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verres à eauqté 90
- Assiettesqté 90
- Cuillères à caféqté 90
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 4
Décoration
- Rideauxqté 4
- Nappesqté 4
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’entrée
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 6
Courses
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle avant d’envoyer les invitations. Demandez le plan de la salle, le nombre de chaises possible et les horaires d’accès pour savoir exactement quand installer et ranger.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la représentation. Vous pourrez alors finaliser la liste des visiteurs, recueillir les besoins alimentaires et préparer les livrets du programme avec le bon nombre d’exemplaires.
- Faites une répétition technique complète 2 à 3 jours avant : musique, fichiers audio, microphones, mixeur, vidéoprojecteur, lumière et câbles. Testez chaque cue dans l’ordre du déroulé, plutôt que de vérifier uniquement si le matériel s’allume.
- Préparez les costumes et accessoires par scène, sur des portants avec cintres et housses. Un contrôle séparé des ajustements, du maquillage et des accessoires à la main évite les recherches dans les 15 dernières minutes avant l’entrée en scène.
- Prévoyez l’installation de la salle au moins 2 heures avant l’accueil du public. Libérez d’abord la scène et l’aire de jeu, puis placez les chaises, les tables d’accueil, la décoration et enfin les boissons au frais.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une représentation théâtrale ?
- Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines pour fixer la date, réserver la salle, inviter le public et préparer le spectacle. Gardez les 7 derniers jours pour finaliser les inscriptions, les costumes, les accessoires et la technique.
- Quand envoyer les invitations pour une représentation théâtrale ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription située environ 7 jours avant la représentation. Cela laisse le temps de confirmer la liste des visiteurs et d’imprimer le programme.
- Quand tester le son et les lumières au théâtre ?
- Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis un contrôle sur place le jour même, au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, les câbles, les fichiers audio, les projecteurs et les cues lumière.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez au moins 2 heures pour libérer la scène, installer les chaises et les tables d’accueil, monter la décoration et organiser le matériel. Ajoutez 30 minutes si le vidéoprojecteur, les microphones ou les projecteurs de scène doivent être montés et réglés.
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