Checklist pour organiser un repas municipal

Un repas municipal demande de coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le menu, la salle, les bénévoles et le matériel de cuisine. Le plus souvent, les oublis concernent les allergènes, le refroidissement des aliments, la quantité de vaisselle et les consignes données aux bénévoles. Cette checklist rassemble 72 tâches et 48 fournitures à prévoir, depuis l’ouverture des inscriptions jusqu’au rangement des denrées. Suis l’ordre du planning pour éviter les décisions prises dans l’urgence.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Répartir les bénévoles
2 personnes
Finaliser le menu
3 personnes
Noter les allergènes par plat
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier la cuisine
2 personnes
Vérifier le refroidissement
2 personnes
Compter le stock de vaisselle
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver le matériel de cuisine
Établir la liste de courses
3 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Envoyer les consignes aux bénévoles
Établir la liste finale des participants
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Imprimer la carte des allergènes
Récupérer les courses
3 personnes
Vérifier les courses
3 personnes
Ranger les denrées sèches
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Laver les légumes
3 personnes
Couper les légumes
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Mettre de côté les plats végétariens
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la ventilation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Dresser les tables
5 personnes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Mettre les plats à température
5 personnes
Disposer les plats du buffet
4 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Animer le mot de bienvenue
Servir la soupe
4 personnes
Servir le plat principal
6 personnes
Servir les portions végétariennes
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
5 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le sol
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes creusesqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 80
Cuillères à soupeqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Bol à soupeqté 75

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de filet du chefqté 6
Louchesqté 10
Pince de serviceqté 6
Saladiersqté 8
Bacs de stockageqté 12
Verres doseursqté 3
Passoiresqté 3
Louchesqté 6
Poêlesqté 3
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Minuteurs de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires avant de finaliser le menu. Prévois une date limite claire, puis réserve quelques jours pour confirmer les participants.
Note les allergènes pour chaque plat, puis imprime une carte dédiée le jour du repas. Ne te contente pas d’indiquer qu’un plat est « sans allergène » sans vérifier sa préparation et ses ustensiles.
Vérifie la cuisine avant de confirmer le menu : capacité de refroidissement, nombre de casseroles, poêles, bacs de maintien au chaud et espace de stockage. Une recette adaptée au nombre de convives ne suffit pas si le matériel ne suit pas.
Compte la vaisselle par catégorie, et pas seulement le nombre total d’assiettes. Pour chaque convive, prévois notamment une assiette de dîner, un verre à eau, des couverts et les éléments nécessaires au dessert et au café.
Envoie les consignes aux bénévoles avant le jour J et répartis les rôles précisément. La liste finale des participants, le plan de table, les badges et les menus doivent être prêts après la clôture des inscriptions, pas le matin même.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un repas municipal ?: Ouvre-les plusieurs semaines avant le repas, puis fixe une date limite au moins 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de recueillir les allergies et de confirmer les participants avant les achats.
Combien de vaisselle prévoir par personne pour un repas municipal ?: Prévois au minimum une assiette de dîner, une assiette creuse ou un bol si une soupe est servie, une assiette à dessert, un verre à eau et les couverts nécessaires par personne. Ajoute 5 à 10 % de réserve pour les remplacements et la casse.
Quand finaliser le menu et la liste des allergènes ?: Finalise le menu après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 10 à 14 jours avant le repas. Vérifie ensuite les allergènes plat par plat avant d’imprimer les menus et la carte des allergènes.
Quand transmettre les consignes aux bénévoles ?: Envoie les consignes au moins 3 à 5 jours avant le repas, avec les horaires, les rôles et le point de rendez-vous. Confirme la répartition après l’établissement de la liste finale des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.