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Gemeinschaftsessen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gemeinschaftsessen steht und fällt mit Anmeldungen, Küchenplanung und klaren Zuständigkeiten. Diese Checkliste führt dich von der Einladung bis zum gedeckten Tisch: Du erfasst Ernährungswünsche, prüfst Kühlung und Geschirr, planst Menü und Sitzordnung und koordinierst Helfer. Besonders leicht übersehen werden Allergenenkarten, ausreichende Suppenschalen und der Abholzeitpunkt für bestellte oder eingekaufte Lebensmittel. Arbeite die Punkte in der Reihenfolge ab und schließe die Teilnehmerliste rechtzeitig vor dem Einkauf ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Menü finalisieren

    3 Personen

  • Allergene je Gericht notieren

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Küche kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlung prüfen

    2 Personen

  • Geschirrvorrat zählen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kochmaterial reservieren

  • Einkaufsliste erstellen

    3 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Anweisungen für Freiwillige versenden

  • Finale Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Allergenenkarte drucken

  • Einkäufe abholen

    3 Personen

  • Einkäufe prüfen

    3 Personen

  • Trockenlager aufräumen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    3 Personen

  • Gemüse schneiden

    4 Personen

  • Suppe vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Vegetarische Gerichte separat aufstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Belüftung und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    5 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Gerichte auf Temperatur bringen

    5 Personen

  • Buffetgerichte anrichten

    4 Personen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Begrüßungsrede moderieren

  • Suppe servieren

    4 Personen

  • Hauptgericht servieren

    6 Personen

  • Vegetarische Portionen servieren

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abholen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    3 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    5 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Tische abwischen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    5 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlprodukte wegräumen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • Tiefe TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 75
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • EsslöffelAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 75

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenfiletmesserAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 3
  • SiebAnz. 3
  • KellenAnz. 6
  • PfannenAnz. 3
  • KochtöpfeAnz. 6
  • AuflaufformenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KüchentimerAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TeelichthalterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldungen früh genug, damit du Menü und Einkauf nicht nach Gefühl planst. Schließe die Teilnehmerliste erst, wenn Ernährungswünsche und Allergien bestätigt erfasst sind.
  • Notiere zu jedem Gericht die enthaltenen Allergene und drucke zusätzlich eine Allergenenkarte. So müssen Gäste beim Buffet nicht nachfragen und Helfer geben keine unsicheren Auskünfte.
  • Zähle Teller, Gläser, Besteck und Suppenschalen getrennt nach Mahlzeiten. Plane bei 50 Gästen mindestens 50 Dinner-Teller, 50 Dessertteller und ausreichend Ersatz ein, falls nicht gespült werden kann.
  • Kontrolliere Küche und Kühlung vor der Einkaufsplanung: Prüfe, ob Kochtöpfe, Pfannen, Auflaufformen, Warmhaltebehälter und Kaffeemaschinen tatsächlich vorhanden oder reserviert sind.
  • Teile Freiwillige nicht nur für das Kochen ein. Lege auch Zuständigkeiten für Abholung, Aufbau, Buffet, Kaffee, Nachfüllen und Abbau fest und verschicke die Anweisungen spätestens 3 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer brauche ich für ein Gemeinschaftsessen?
Plane bei etwa 50 Gästen mindestens 8 bis 10 Helfer ein. Teile sie auf Küche, Aufbau, Buffet, Getränke, Abwasch und Abbau auf; bei Selbstbedienung oder mehreren Gerichten brauchst du eher die obere Zahl.
Wann sollte ich die Anmeldungen für ein Gemeinschaftsessen schließen?
Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Essen. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Menü, Allergene, Einkauf, Sitzordnung und Namensschilder zu finalisieren.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Gemeinschaftsessen?
Rechne pro angemeldeter Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Wasserglas sowie dem passenden Besteck. Bei Suppe brauchst du zusätzlich eine Suppenschale oder einen tiefen Teller; plane 5 bis 10 Prozent Reserve ein, wenn kein Geschirrspülgang zwischendurch möglich ist.
Wann muss ich das Menü und die Allergene festlegen?
Finalisiere das Menü spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und prüfe die Zutaten danach noch einmal beim Einkauf. Drucke die Menükarten und die Allergenenkarte erst, wenn Rezeptänderungen ausgeschlossen sind.

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