Checklist para organizar una comida municipal sin olvidos

Una comida municipal necesita coordinación mucho antes de poner las mesas. Empieza con las inscripciones y las preferencias dietéticas, y cierra después el menú, los alérgenos, el lugar y los voluntarios. Durante la última semana tendrás que confirmar asistentes, revisar la cocina, la refrigeración y la vajilla, y comprobar que las compras coinciden con el pedido. Esta checklist reúne el orden de trabajo para llegar al día del evento con la comida, el material y la distribución preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Confirmar inscripciones
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el menú
3 personas
Anotar alérgenos por plato
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar la cocina
2 personas
Comprobar la refrigeración
2 personas
Contar el inventario de vajilla
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar el material de cocina
Elaborar la lista de la compra
3 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Hacer la lista final de participantes
2 personas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir menús
Imprimir la carta de alérgenos
Recoger la compra
3 personas
Comprobar las compras
3 personas
Almacenar provisiones secas
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Lavar las verduras
3 personas
Cortar verduras
4 personas
Preparar sopa
3 personas
Preparar los postres
3 personas
Separar los platos vegetarianos
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la ventilación y la iluminación
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Poner la mesa
5 personas
Colocar los carteles de nombre
2 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar la zona de café
2 personas
Poner los platos a temperatura
5 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Acompañar el discurso de bienvenida
Servir sopa
4 personas
Servir el plato principal
6 personas
Servir las raciones vegetarianas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir el postre
4 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Lavar la vajilla
5 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el suelo
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 70
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos hondoscant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 75
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharas soperascant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Tazones para sopacant. 75

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos fileteadores de chefcant. 6
Cucharonescant. 10
Pinzas para servircant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Jarras medidorascant. 3
Coladorescant. 3
Cucharonescant. 6
Sartenescant. 3
Ollas de cocinacant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Temporizadores de cocinacant. 3

Decoración

Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 10
Arreglos floralescant. 8
Portavelascant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Abre las inscripciones con suficiente margen para poder gestionar cambios y confirmar la lista final. Recoge las preferencias dietéticas junto con cada inscripción, no por mensajes separados a última hora.
Cierra el menú antes de preparar la compra y anota los alérgenos de cada plato. Imprime una carta de alérgenos independiente de los menús para que quede visible durante el servicio.
Comprueba el lugar y la cocina antes de reservar o recibir alimentos: revisa la refrigeración, el espacio de trabajo y el material disponible. Cuenta platos hondos, platos de cena, vasos, cubiertos y tazas en lugar de calcularlos de memoria.
Asigna voluntarios con instrucciones concretas y envíales sus tareas antes del evento. La lista final de participantes debe servir también para preparar las tarjetas de nombre y la distribución de las mesas.
Recoge la compra y comprueba cada caja contra el pedido de catering y la lista de compra el mismo día. Guarda las provisiones secas en cajas de almacenamiento y reserva espacio refrigerado para los productos que lo necesiten.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una comida municipal?: Ábrelas al menos 3 semanas antes de la comida. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas, confirmar asistentes y ajustar el menú y la compra.
¿Cuándo debo cerrar el menú y la lista de alérgenos?: Cierra el menú como mínimo 7 días antes del evento y registra los alérgenos de cada plato en ese momento. Imprime la carta de alérgenos después de confirmar cualquier cambio, idealmente 1 o 2 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los participantes y asignar las mesas?: Haz la confirmación final entre 3 y 5 días antes. Con esa cifra puedes preparar las tarjetas de nombre y la distribución de las mesas sin depender de una lista provisional.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una comida municipal?: El día anterior comprueba las compras, la refrigeración, la vajilla, las mesas, las sillas y el material de cocina. Deja separadas las provisiones secas y envía a los voluntarios las instrucciones definitivas para que sepan dónde y cuándo deben estar.

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