Organiser une remise des prix sans rien oublier

Une remise des prix réussie repose sur une préparation précise, surtout le jour où les trophées, les certificats et les présentations doivent s’enchaîner sans attente. Commence par fixer la date, le lieu et le déroulé, puis verrouille les invités, les jurés, les intervenants et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, vérifie les gagnants, prépare chaque récompense et teste le matériel audiovisuel. Cette checklist te permet de suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Définir les catégories et les prix
2 personnes
Établir la liste des nominés
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants et l’animateur
Confirmer les jurés
Vérifier les gagnants
2 personnes
Commander les prix
Préparer les certificats
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Rassembler les textes de présentation
Rassembler les présentations et les photos
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix et certificats
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation et la musique
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter les nominés
Remettre les prix
2 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Fournir la musique
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Décoration

Bannière festiveqté 2
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Mur photo
Porte-nomsqté 60

Catering

Prix et trophéesqté 12
Certificatsqté 20
Enveloppesqté 20
Programmesqté 70
Courses

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4

Conseils

Prévois un déroulé minuté avec l’accueil, les prises de parole, chaque catégorie et la remise des prix. Ajoute quelques minutes de marge pour les déplacements et les photos.
Vérifie les gagnants au moins 48 heures avant l’événement et range les trophées, certificats et enveloppes dans l’ordre exact de passage. Une erreur de nom se corrige difficilement au dernier moment.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil et les enceintes avant l’arrivée du public. Branche les rallonges et multiprises comme elles le seront dans la salle, puis garde les batteries externes chargées.
Prépare les badges, porte-noms et programmes avant l’ouverture du lieu. Pour l’accueil, installe aussi les tables, chaises, portants à vêtements et tables de buffet afin d’éviter les croisements avec le service traiteur.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas le jour même, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Compte la vaisselle nécessaire séparément pour l’accueil, le buffet et le café afin de ne pas manquer de verres ou de tasses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une remise des prix ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour fixer le lieu, définir les catégories, inviter les participants et commander les trophées. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Quand faut-il commander les prix et les trophées ?: Commande-les dès que les catégories et le nombre de récompenses sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Vérifie leur contenu et leur orthographe au plus tard 48 heures avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il tester la technique ?: Fais un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis un contrôle sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment le micro, les présentations, le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et les branchements.
Quand préparer les certificats et les programmes ?: Prépare les certificats après la validation définitive des gagnants, idéalement 3 à 5 jours avant la remise des prix. Imprime les programmes et crée les badges au plus tard la veille pour pouvoir corriger une erreur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.