Checklist para organizar una entrega de premios sin olvidos
Organizar una entrega de premios requiere coordinar nominados, jurado, presentador, discursos y material técnico en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el programa; después confirma quién participa y encarga premios y certificados con margen. Durante la última semana, reúne presentaciones y fotos, imprime programas y tarjetas de nombre y comprueba las preferencias dietéticas. El día del evento, reserva tiempo para abrir el espacio, probar el sonido y dejar listas las bebidas, los aperitivos y los premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Definir categorías y premios
2 personas
Elaborar la lista de nominados
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los ponentes y al presentador
Confirmar al jurado
Comprobar a los ganadores
2 personas
Encargar premios
Preparar los certificados
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
Recopilar los discursos
Recopilar presentaciones y fotos
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Dejar listos los premios y certificados
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación y la música
2 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Presentar a los nominados
Entregar premios
2 personas
Fotografiar a los ganadores
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 2
Decoración
- Banner festivocant. 2
- Globoscant. 50
- Cinta para globoscant. 2
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Photowall
- Portatarjetas de nombrecant. 60
Catering
- Premios y trofeoscant. 12
- Certificadoscant. 20
- Sobrescant. 20
- Programascant. 70
- Compras
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Rollos de toallacant. 4
Consejos
- Cierra las categorías y la lista de nominados antes de enviar las invitaciones. Así el programa, las tarjetas de nombre y los certificados no tendrán que rehacerse a última hora.
- Confirma al jurado, al presentador y a los ponentes al menos 7 días antes. Pídeles también los discursos, las presentaciones y las fotos en un único plazo para poder probarlo todo junto.
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cables, regletas y baterías externas. No esperes al comienzo de la ceremonia para descubrir que falta un adaptador o una toma de corriente.
- Encarga los premios y prepara los certificados y sobres con una semana de margen. Ordénalos según el programa y comprueba dos veces los nombres de los ganadores antes de colocarlos en la mesa.
- Calcula el montaje con al menos 2 horas de antelación. Coloca mesas, sillas, buffet, manteles, vasos, tazas, platos y cubiertos; enfría las bebidas y prepara los aperitivos después de revisar la lista de la compra.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una entrega de premios?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la ceremonia. Pide confirmación como máximo 7 días antes para cerrar el catering, las tarjetas de nombre y la distribución de las mesas.
- ¿Cuándo hay que encargar los premios y trofeos?
- Encárgalos al menos 2 semanas antes y deja una semana de margen para comprobar la entrega. Prepara también los certificados y sobres 7 días antes, cuando la lista de ganadores ya esté confirmada.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repásala brevemente el mismo día. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz y todos los cables con las presentaciones definitivas.
- ¿A qué hora hay que abrir el lugar el día de la entrega de premios?
- Abre el lugar al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite montar el mobiliario, preparar el buffet, enfriar las bebidas, colocar los premios y resolver problemas técnicos sin retrasar el programa.
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