Preisverleihung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Preisverleihung braucht mehr Vorbereitung als nur Preise und eine Bühne. Lege zuerst Datum, Ort, Kategorien und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Nominierungen, Jury, Moderation, Redetexte und Präsentationen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Technik, Urkunden, Namensschilder und Auszeichnungen wirklich einsatzbereit sind. Die Checkliste bündelt 55 Aufgaben und 42 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Kategorien und Preise festlegen
2 Personen
Nominierungsliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Referenten und Moderator bestätigen
Jurymitglieder bestätigen
Preisträger überprüfen
2 Personen
Preise bestellen
Zertifikate vorbereiten
Programm drucken
Namensschilder erstellen
Redetexte sammeln
Präsentationen und Fotos sammeln
Technik testen
2 Personen
Catering bestellen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise und Urkunden bereitlegen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentation und Musik testen
2 Personen
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Nominierte vorstellen
Preise überreichen
2 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Musik organisieren
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaraffenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses Mikrofon
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Dekoration
- Festliche BannerAnz. 2
- BallonsAnz. 50
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Fotowand
- NamensschildhalterAnz. 60
Catering
- Preise und TrophäenAnz. 12
- ZertifikateAnz. 20
- UmschlägeAnz. 20
- ProgrammeAnz. 70
- Einkäufe
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 3
- HandtuchrollenAnz. 4
Tipps
- Plane den Ablauf mit festen Uhrzeiten und baue pro Preis mindestens 3 bis 5 Minuten für Anmoderation, Übergabe und Foto ein. So erkennst du früh, ob das Programm zu lang wird.
- Bestätige Jury, Referenten und Moderation spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Fordere Redetexte, Präsentationen und Fotos gemeinsam an, damit am Veranstaltungstag keine Datei fehlt.
- Bestelle Preise, Trophäen und Zertifikate erst, wenn die Preisträger und Schreibweisen geprüft sind. Lege Umschläge und Auszeichnungen am Tag selbst nach Kategorien und Reihenfolge sortiert bereit.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Zahl beim Catering an. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve bei Getränken und kleinen Snacks.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher mit den tatsächlichen Präsentationen. Packe Verlängerungskabel und Powerbanks ein und prüfe vor dem Einlass, ob alle Geräte geladen sind.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Preisverleihung organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kategorien und Ablauf. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Preise kann man in einer Stunde verleihen?
- Plane pro Preis ungefähr 3 bis 5 Minuten ein, inklusive Anmoderation, Übergabe und Foto. In einer Stunde sind deshalb meist 10 bis 15 Auszeichnungen realistisch, wenn zusätzlich Reden oder Präsentationen vorgesehen sind.
- Wann müssen die Preise und Zertifikate bereitliegen?
- Prüfe Namen und Kategorien spätestens 7 Tage vorher und lege Preise, Trophäen, Zertifikate und Umschläge am Vortag vollständig bereit. So bleibt am Veranstaltungstag nur die Kontrolle der Reihenfolge.
- Wie viel Getränke braucht man für eine Preisverleihung?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn der Empfang vor dem Programm stattfindet.
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