Organiser une remise des prix sans rien oublier

Une remise des prix réussie repose sur une préparation qui commence bien avant l’arrivée des invités. Il faut coordonner les catégories, les nominés, les jurés, les récompenses et le déroulement de la cérémonie, puis vérifier chaque détail technique sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil. Prévoyez aussi un suivi précis des inscriptions et des besoins alimentaires : ce sont souvent les informations qui arrivent trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les catégories et les prix
3 personnes
Établir la liste des nominés
3 personnes
Confirmer les jurés
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Réserver le catering
2 personnes
Commander les prix
2 personnes
Rédiger les certificats
Imprimer les certificats
Vérifier les prix et certificats
2 personnes
Rédiger le programme
2 personnes
Préparer les textes d’intervention
2 personnes
Confirmer le présentateur
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler la musique et les vidéos
2 personnes
Réserver la technique
Établir le plan de salle
2 personnes
Établir le plan de table
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la scène
4 personnes
Installer le fond
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester la présentation et les vidéos
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Animer la remise des prix
Accompagner les gagnants au podium
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le discours de remerciement
Diffuser la musique d'adieu
Raccompagner les invités
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables rectangulairesqté 12
Tables hautesqté 6
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Portantsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Éclairage de secoursqté 2

Décoration

Fond de scène
Bannière avec logo et titre
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux de directionqté 8
Accessoires de fond photo

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Verres à vinqté 130
Verres à eauqté 130
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 10

Catering

Prixqté 20
Certificatsqté 25
Enveloppes des prixqté 25
Aimants de réfrigérateurqté 120
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 130
Brochures du programmeqté 130
Stylosqté 20
Bulletins de voteqté 150
Urnes de voteqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Kit de nettoyage des toilettesqté 2

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez rapidement les jurés, le présentateur et les prestations. Sans ces confirmations, il est difficile de finaliser les invitations et le programme.
Commandez les prix et préparez les certificats plusieurs semaines avant la cérémonie. Gardez une marge d’au moins 7 jours pour vérifier les noms, les catégories et l’ordre de remise.
Envoyez un rappel aux invités quelques jours avant l’événement et utilisez la liste d’inscription à l’accueil. Profitez-en pour relancer les personnes qui n’ont pas encore indiqué leurs besoins alimentaires.
Testez la technique sur place au moins 2 heures avant l’ouverture : microphones sans fil, ordinateur, vidéoprojecteur, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Prévoyez aussi des batteries externes et un éclairage de secours.
Faites une répétition complète avec le présentateur avant l’arrivée du public. Parcourez les textes d’intervention, les vidéos, la musique et chaque transition afin de repérer les temps morts ou les problèmes de son.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une remise des prix ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant la cérémonie, dès que la date, le lieu et les catégories sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour connaître les présences et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour préparer une remise des prix ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines de préparation. Les premières semaines servent à fixer le lieu, les catégories, les jurés et les nominés ; les 2 dernières semaines sont consacrées aux certificats, au programme, aux inscriptions et aux essais techniques.
Quand commander les prix et imprimer les certificats ?: Commandez les prix au moins 4 semaines avant la remise des prix. Imprimez les certificats 7 à 10 jours avant, puis effectuez une vérification finale des noms, des titres et de l’ordre de passage.
Combien de temps avant l’arrivée des invités faut-il installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les chaises, les tables, le podium, le pupitre, la signalétique et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, les vidéos, le projecteur et l’éclairage avec le présentateur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.