Preisverleihung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Kategorien, Preise und Jury mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin fest. Erst danach lassen sich Nominierungsliste, Einladungen und Zertifikate zuverlässig vorbereiten.
• Plane die Einladungen mit einer verbindlichen Rückmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor der Preisverleihung. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und sende 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung.
• Bestelle Preise und Zertifikate nicht erst kurz vor der Veranstaltung. Prüfe alle Namen, Kategorien und Auszeichnungen spätestens 7 Tage vorher gemeinsam mit der gedruckten Version.
• Teste Technik und Medien mindestens 2 Stunden vor Einlass: Funkmikrofone, Mischpult, Laptop, Beamer, HDMI-Kabel und Lautsprecher müssen zusammen funktionieren. Halte Verlängerungskabel und Powerbanks als Reserve bereit.
• Erstelle die Sitz- und Tischordnung spätestens 3 Tage vorher und drucke die Registrierungsliste am Vortag. Plane zusätzlich Zeit für Namensschilder, Garderobe, Pfeiltafeln und die Kontrolle von Bühne und Notbeleuchtung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Kategorien und Jury. Für größere Veranstaltungen mit mehreren Auftritten oder umfangreicher Technik sind 3 bis 4 Monate realistischer.

Wann sollten die Einladungen zur Preisverleihung verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze die Rückmeldefrist auf 3 bis 4 Wochen vorher. Eine Erinnerung 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung reduziert kurzfristige Absagen.

Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Preisverleihung?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für den vollständigen Technikcheck ein. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Präsentationen, Videos, Stromversorgung und einen Ersatzweg für wichtige Dateien.

Wann müssen Preise und Zertifikate fertig sein?

Kontrolliere Namen, Kategorien und Stückzahlen spätestens 7 Tage vor der Preisverleihung. Drucke Zertifikate nicht erst am Veranstaltungstag, damit Fehler noch korrigiert und alle Auszeichnungen sortiert werden können.