Checklist pour organiser une réception du Nouvel An

Une réception du Nouvel An se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, gérer les inscriptions, puis régler le catering et la logistique. Cette checklist rassemble 43 tâches et 36 éléments à prévoir, du premier envoi d’invitations à la vérification des toilettes. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et les rallonges pour le son et l’éclairage. Suivez le plan étape par étape pour arriver au soir du réveillon sans urgence de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre d’invités
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer des bouchées chaudes
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verresqté 80
Verres à vinqté 60
Tassesqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Décorations en chiffres

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrêtez le nombre définitif d’invités au moins 5 jours avant la réception. Cela évite de calculer le buffet sur une liste incomplète.
Prévoyez le refroidissement des boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les glacières, les bacs à glaçons et l’espace disponible dans les réfrigérateurs.
Réservez une plage d’au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le vestiaire et les décorations. Les guirlandes lumineuses et les lampes LED nécessitent souvent plus de rallonges et de multiprises que prévu.
Préparez les bouchées chaudes et les en-cas en deux temps : ce qui peut être préparé à l’avance, puis la remise en température juste avant l’accueil. Gardez les plateaux de service et les pinces à portée du buffet.
Testez les haut-parleurs, le lecteur audio et l’éclairage avant l’ouverture du lieu. Faites un essai avec toutes les rallonges et multiprises branchées, car une prise inaccessible se repère trop tard une fois la salle installée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant afin de confirmer le nombre d’invités, les besoins alimentaires et les quantités du catering.
Combien de temps faut-il pour préparer la salle avant le réveillon ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et aménager le vestiaire. Ajoutez 30 minutes si vous installez un éclairage ou une décoration conséquente.
Quand acheter et refroidir les boissons pour le Nouvel An ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais dès que possible. Réservez les dernières heures avant l’accueil à la préparation du buffet et au contrôle des glaçons, des verres et des thermos.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?: Contrôlez le buffet, la vaisselle, les toilettes, le vestiaire, l’éclairage et le son environ 30 minutes avant l’ouverture. Vérifiez également que les réservations sont confirmées et que les besoins alimentaires recueillis sont bien pris en compte.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.