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Neujahrsempfang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Neujahrsempfang wirkt entspannt, wenn Einladungen, Zusagen, Catering und Raumaufbau rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Datum und Ort, öffne danach die Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche. In den letzten Tagen werden Mengen, Reservierungen und Einkäufe festgelegt; am Veranstaltungstag folgen Kühlung, Buffet, Technik und Raumkontrolle. Diese Checkliste enthält 43 Aufgaben und 36 benötigte Gegenstände in der passenden Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anzahl der Gäste bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • TassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Zahlen-Dekoration

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei Allergien sowie vegetarische oder andere Ernährungswünsche. Erst danach lassen sich Cateringmengen und Sitzplätze verlässlich berechnen.
  • Bestätige Reservierungen und prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vor dem Empfang. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; für warme Snacks brauchst du am Veranstaltungstag einen klaren Vorbereitungszeitpunkt.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. Tische, Stühle, Buffet, Geschirr, Garderobe und Toiletten lassen sich so kontrollieren, bevor die ersten Gäste kommen.
  • Stelle Gläser, Weingläser, Tassen, Teller und Besteck getrennt vom Buffet bereit. Servierschalen, Servierzangen und Servierlöffel werden häufig erst beim Anrichten vermisst und sollten vor dem Öffnen des Buffets vollständig liegen.
  • Teste Lautsprecher, Musikplayer, Verlängerungskabel, Lichterketten und LED-Lampen mindestens 30 Minuten vor Beginn. Lege Dekoration und Beleuchtung nicht so an, dass Wege, Garderobe oder Toilettenzugang blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die Anmeldung sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Empfang geöffnet werden, damit du die Gästezahl und Wünsche rechtzeitig erhältst.
Wann muss man die Gästezahl für einen Neujahrsempfang bestätigen?
Bestätige die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch 3 bis 5 Tage für Cateringmengen, Reservierungen und die Einkaufsliste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Neujahrsempfangs?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Geschirr, Garderobe, Dekoration und Technik ein. Öffne die Location zusätzlich 30 Minuten vor Beginn für eine letzte Kontrolle von Räumen, Toiletten und Beleuchtung.
Wann sollte man Getränke für einen Neujahrsempfang kühlen?
Kühle die Getränke am Vortag, damit sie mehrere Stunden durchgehend kalt bleiben. Kühlboxen und Eiswürfelbehälter solltest du spätestens beim Aufbau bereithalten und kurz vor Beginn erneut auffüllen.

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