Checklist para tu recepción de Año Nuevo
Organizar una recepción de Año Nuevo requiere cerrar primero la fecha, el lugar y el número de invitados, y dejar el montaje para el final. Esta checklist reúne las tareas necesarias para coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, catering, bebidas, decoración, música y espacios. También te ayuda a detectar lo que suele olvidarse: enfriar las bebidas con tiempo, comprobar baños y guardarropa, y verificar cables, enchufes e iluminación antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el número de invitados
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar aperitivos calientes
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Tazascant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Reproductor de música
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Decoración con números
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados al menos 7 días antes: así puedes calcular comida, vajilla, copas y asientos sin comprar a ciegas.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas a quien prepare el catering como mínimo 3 días antes. Reserva también bandejas y pinzas separadas para identificar las opciones especiales.
- Empieza a enfriar las bebidas entre 4 y 6 horas antes. Si usas neveras portátiles o cubiteras, prepara hielo adicional para reponerlo durante la recepción.
- Haz el montaje principal entre 3 y 4 horas antes: mesas, sillas, buffet, vajilla, guardarropa, decoración e iluminación. Deja los aperitivos calientes para la última hora.
- Prueba la música, los altavoces, las regletas y los cables alargadores antes de abrir el lugar. Comprueba además los baños, la iluminación y que haya una ubicación clara para abrigos y bolsos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la recepción. Cierra las inscripciones unos 7 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
- ¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua y bebidas sin alcohol desde el principio, y enfría todo entre 4 y 6 horas antes.
- ¿Con cuánta antelación se prepara el buffet?
- Monta mesas, manteles, vajilla y bandejas entre 3 y 4 horas antes. Prepara los aperitivos fríos con antelación y termina los aperitivos calientes durante la última hora para servirlos en buenas condiciones.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir el lugar?
- Haz una revisión final 30 minutos antes: espacios, baños, guardarropa, sillas, buffet, iluminación, música, cables y bebidas. Comprueba también que la decoración con números y el resto de elementos estén bien sujetos.
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