Checklist pour organiser une réception de mariage

Une réception de mariage se prépare bien avant l’arrivée des invités. Cette checklist vous guide de la date et du lieu jusqu’à l’installation des tables, des chaises et de la vaisselle. Elle inclut aussi les étapes souvent oubliées : recueillir les allergies, confirmer les réservations, récupérer les produits frais, refroidir les boissons et vérifier les livraisons. Utilisez-la pour répartir les 75 tâches entre plusieurs personnes et avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation de location
Composer la playlist
Imprimer le programme
Établir le plan de placement
2 personnes
Vérifier les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre la vaisselle en place
3 personnes
Disposer les couverts
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer la table du gâteau
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Faire le briefing du personnel
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
4 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer les verres
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Dégager la piste de danse
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer entièrement le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 6
Table de serviceqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Bol à soupeqté 20

Décoration

Nappesqté 10
Serviettesqté 120
Housses de chaiseqté 90
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 12
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 12
Vases à fleursqté 12
Compositions florales artificiellesqté 12
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes lumineusesqté 8
Canons à confettisqté 4
Numéros de tableqté 10
Coussin à anneaux
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques chauffantesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Couteau à gâteau
Présentoir à gâteaux
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Rouleaux d’essuie-toutqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 10
Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8
Porte-bougies chauffe-platqté 30
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de concevoir les invitations : prévoyez ensuite plusieurs jours pour les faire valider, imprimer et envoyer. Sans adresse définitive, vous devrez corriger toute la papeterie.
Demandez les besoins alimentaires dès la réponse aux invitations et arrêtez le nombre final d’invités avant de confirmer le menu traiteur. Une dernière relance 7 à 10 jours avant la réception évite les repas manquants.
Confirmez séparément la réservation du lieu et celle du matériel environ 2 à 3 semaines avant l’événement. Vérifiez notamment les tables à manger, tables de buffet, chaises, tables hautes et housses de chaise.
Planifiez les produits frais et le gâteau le jour même ou la veille selon leur conservation. Les boissons doivent être mises au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités, surtout si vous servez du vin, de l’eau et du champagne.
Réservez au moins 2 heures avant l’accueil pour ouvrir et aérer les espaces, installer les tables et les chaises, trier la vaisselle et placer les menus, badges nominatifs et éléments décoratifs. Gardez une personne disponible pour contrôler les livraisons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception de mariage ?: Envoyez-les généralement 8 à 12 semaines avant la réception. Demandez une réponse au plus tard 3 à 4 semaines avant afin de finaliser le nombre d’invités et le traiteur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réception de mariage ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour une installation simple, et 3 à 4 heures si vous devez monter plusieurs espaces, dresser les tables et installer la décoration. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent le même jour.
Quand confirmer le nombre final d’invités au traiteur ?: Confirmez-le idéalement 10 à 14 jours avant la réception, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez encore les changements de dernière minute 48 heures avant.
Quand refroidir les boissons pour un mariage ?: Mettez l’eau, le vin et les autres boissons au frais au moins 4 à 6 heures avant le début de la réception. Pour une grande quantité, commencez la veille et contrôlez la capacité de stockage disponible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.