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Hochzeitsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Hochzeitsfeier wird überschaubar, wenn du die Vorbereitung in klare Phasen teilst. Zuerst stehen Datum, Ort und Gästeliste fest, danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Catering. In den letzten Wochen geht es um Mietmobiliar, Geschirr, Getränke und den genauen Aufstellungsplan. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen festen Ablauf für Lieferungen, frische Lebensmittel, Torte und den Aufbau der Räume.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

    2 Personen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Mietreservierung bestätigen

  • Musik-Playlist zusammenstellen

  • Programm drucken

  • Aufstellungsplan erstellen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Torte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Geschirr sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr aufstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    3 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Mitarbeiterbriefing geben

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    4 Personen

  • Gäste zu den Tischen begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Gläser abholen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche freihalten

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Getränke wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische abwischen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort vollständig reinigen

    4 Personen

  • Vorrat einpacken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 4
  • EsstischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • StehtischeAnz. 6
  • TischservicetischAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • KuchenplattenAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WeingläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SuppenschalenAnz. 20

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • ServiettenAnz. 120
  • StuhlhussenAnz. 90
  • NamensschilderAnz. 90
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • FotorahmenAnz. 12
  • BlumenvasenAnz. 12
  • KunstblumenarrangementsAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 2
  • LichterkettenAnz. 8
  • KonfettikanonenAnz. 4
  • TischnummernAnz. 10
  • Ringkissen
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WarmhalteplattenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HandyladegeräteAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • KüchenzangenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • Tortenmesser
  • Tortenständer
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3
  • KüchenpapierrollenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 10
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LaternenAnz. 8
  • TeelichthalterAnz. 30
  • BatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 14 Tage vor der Feier fest. Erst dann lassen sich Menü, Getränkemenge, Sitzplätze, Geschirr und Namensschilder zuverlässig planen.
  • Bestätige Location und Mietreservierung mindestens 7 Tage vorher noch einmal schriftlich. Prüfe dabei auch, wann die Lieferung eintrifft und ab welcher Uhrzeit die Räume geöffnet werden dürfen.
  • Plane für das erste Feststunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein und stelle Wasser- und Weingläser getrennt bereit. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen, damit am Hochzeitstag keine Kühlkapazität fehlt.
  • Ordne Geschirr nach Verwendung: Dinner-Teller, Abendbesteck, Weingläser, Wassergläser und später Kaffeetassen. Kuchenplatten, Servierzangen und Servierlöffel werden oft erst beim Torten- oder Buffetaufbau vermisst.
  • Drucke Programm, Speisekarten und Namensschilder nicht erst am Hochzeitstag. Lege sie zusammen mit Willkommensschild, Tischdecken und Servietten in beschriftete Kisten, damit der Aufbau ohne langes Suchen beginnen kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsfeier planen?
Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 3 bis 6 Monate vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Plane die verbindliche Gästezahl spätestens 14 Tage vor der Hochzeitsfeier ein. Catering, Sitzordnung, Mietmobiliar, Geschirr und Getränke lassen sich erst dann sinnvoll festlegen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeitsfeier?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich durchgehend verfügbar sein; bei warmem Wetter brauchst du eine größere Reserve.
Was muss am Tag der Hochzeitsfeier zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst, lüfte die Räume und kontrolliere Lieferungen und Einkäufe. Danach folgen Tische, Stühle, Buffet- und Stehtische, bevor Geschirr, Tischdecken, Dekoration, Getränke, Snacks und die Torte bereitgestellt werden.

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