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Checklist pour organiser une randonnée à vélo sur la digue

Une randonnée à vélo sur la digue demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut sécuriser le parcours, prévoir un départ et une arrivée clairement identifiés, organiser les inscriptions et préparer le ravitaillement. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers contrôles sur place. Elle couvre aussi les oublis fréquents : itinéraire de secours, affichage, réparation des vélos et transport du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire à vélo

    2 personnes

  • Vérifier le parcours pour les dangers

    2 personnes

  • Fixer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Confirmer le lieu de départ et d’arrivée

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

  • Faire les réservations

  • Faire imprimer la carte de l'itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les instructions de contrôle des vélos

  • Imprimer la liste des participants

  • Préparer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Vérifier le matériel de vélo

  • Vérifier le matériel de premiers secours

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les paniers-repas

    3 personnes

  • Trier les cartes d'itinéraire

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Aménager le bureau de départ

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’arrivée

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Préparer le point de repos

    3 personnes

  • Installer les poubelles

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Faire partir le groupe

    3 personnes

  • Faire partir le dernier conducteur

  • Tenir le point de repos

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vérifier l'itinéraire

    2 personnes

  • Assister les participants par téléphone

    2 personnes

  • Réception des participants à l'arrivée

    3 personnes

  • Mettre à jour l’enregistrement de l’arrivée

    2 personnes

  • Servir le dîner

    4 personnes

  • Fournir la musique

  • Rassembler les objets perdus

  • Retirer les panneaux de signalisation

    3 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

  • Effectuer le décompte final

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les panneaux de direction

    2 personnes

  • Gérer les objets trouvés

  • Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 12
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4
  • Nappesqté 10

Matériel de sport

  • Flèches de directionqté 30
  • Panneaux de directionqté 12
  • Numéros de départqté 60
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Pompes à véloqté 4
  • Démonte-pneusqté 8
  • Chambres à airqté 12
  • Kits de réparation véloqté 4
  • Attaches-câblesqté 100
  • Ruban adapté aux fauteuils roulantsqté 4
  • Ruban réfléchissantqté 4
  • Antivols de véloqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Pinces de serviceqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Tire-bouchonsqté 4

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 4
  • Lanternes rechargeablesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balais à mainqté 2
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Seauxqté 4
  • Épongesqté 8
  • Bacs à vaisselleqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Lampes de pocheqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 60
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Marqueurs craieqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Validez le parcours au moins 3 semaines avant la randonnée et vérifiez chaque zone dangereuse sur place. Préparez un itinéraire alternatif avant d’envoyer les invitations, surtout si une portion dépend de la météo ou d’une autorisation.
  • Envoyez les informations pratiques aux participants au plus tard 7 jours avant le départ. Indiquez l’heure, les points de départ et d’arrivée, la distance, les consignes de contrôle des vélos et les besoins alimentaires à signaler.
  • Prévoyez un point de contrôle des vélos avant le départ, avec au minimum des pompes, des démonte-pneus, des chambres à air et des kits de réparation. Répartissez ce matériel entre le départ, l’arrivée et le véhicule d’assistance si le parcours est long.
  • Calculez les boissons et les en-cas pour toute la randonnée, puis refroidissez les boissons la veille. Gardez les paniers-repas et les produits sensibles dans des glacières jusqu’au moment du service.
  • Préparez les panneaux, flèches, dossards et gilets de sécurité au moins 24 heures avant l’événement. Imprimez aussi la liste des participants et regroupez les cartes d’itinéraire afin d’éviter une installation précipitée le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une randonnée à vélo sur la digue ?
Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez les équipements et vérifiez les autorisations dès les premières semaines, puis finalisez les inscriptions et le ravitaillement dans les 14 derniers jours.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des vélos ?
Prévoyez au moins une pompe, un démonte-pneu, plusieurs chambres à air et un kit de réparation pour le groupe. Ajoutez des gilets de sécurité, des flèches visibles et un moyen de fixer les panneaux sans créer de danger sur la digue.
Quand envoyer les consignes aux participants ?
Envoyez-les 7 jours avant le départ, puis faites un rappel 24 à 48 heures avant si la météo ou l’horaire évolue. Demandez les besoins alimentaires suffisamment tôt pour adapter les en-cas et les paniers-repas.
Comment gérer la météo pour une randonnée à vélo sur la digue ?
Consultez les prévisions 72 heures avant, puis effectuez un dernier contrôle le matin même. Si le vent, la pluie ou un autre danger rend le parcours impraticable, utilisez l’itinéraire alternatif déjà validé.

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