Organiser un rallye urbain, étape par étape

Un rallye urbain réussi repose d’abord sur un parcours réaliste, puis sur des règles que chaque équipe peut comprendre en moins de cinq minutes. Commence par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, puis construis les checkpoints autour du temps disponible. La sécurité, le comptage des points et la répartition des accompagnateurs doivent être réglés avant les invitations. Les derniers jours servent surtout à imprimer les documents, préparer les kits et vérifier la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Sélectionner les emplacements des checkpoints
2 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Créer les règles du jeu et le comptage des points
2 personnes
6
Rédiger les épreuves pour chaque checkpoint
3 personnes
7
Établir la liste des participants
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les accompagnateurs et les postes de checkpoint
2 personnes
12
Former les équipes
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier les prévisions météo
15
Finaliser le parcours et les horaires
2 personnes
16
Vérifier les autorisations et les déclarations
17
Imprimer les consignes
2 personnes
18
Imprimer les cartes d'itinéraire et les feuilles de score
2 personnes
19
Composer les kits d'équipe et de point de contrôle
3 personnes
20
Acheter le matériel et les courses
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
24
Briefer les encadrants des checkpoints
2 personnes
25
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le point de départ
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager le bureau de départ
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Tester la musique et les enceintes
2 personnes
31
Préparer le matériel de checkpoint
4 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
33
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Tenir la table d’inscription
2 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
38
Prendre des photos d’équipe
2 personnes
39
Lancer officiellement le rallye
2 personnes
40
Tenir le checkpoint 1
2 personnes
41
Tenir le checkpoint deux
2 personnes
42
Tenir le point de contrôle trois
2 personnes
43
Tenir le checkpoint quatre
2 personnes
44
Accompagner les participants en route
2 personnes
45
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
48
Enregistrer les équipes à l’arrivée
2 personnes
49
Installer le buffet du dîner
4 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
51
Servir le dîner
4 personnes
52
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
53
Calculer les scores finaux
2 personnes
54
Annoncer le vainqueur
55
Assurer la remise des prix
2 personnes
56
Animer la musique et la danse
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Retirer la décoration et la signalétique
3 personnes
60
Collecter et trier les déchets
3 personnes
61
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
62
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine et le buffet
2 personnes
64
Remettre le lieu propre
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Retirer les flèches et marquages du parcours
2 personnes
68
Rassembler les objets perdus
69
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Mégaphonesqté 2
Téléphones portablesqté 6

Matériel de parcours

Presse-papiersqté 12
Cônesqté 20
Panneaux indicateursqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Chemises imperméables pour documentsqté 30

Matériel de jeu

Chronomètresqté 8
Cônes de jeuqté 40
Balles de tennisqté 20
Cordeqté 4
Masquesqté 12
Trophées pour les missionsqté 40
Désqté 12
Tableau des scoresqté 2
Marqueursqté 24
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Autocollants d'équipeqté 60
Prixqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Pinces isoléesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Balaisqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours avant d’écrire les épreuves. Pour chaque checkpoint, note l’heure d’arrivée prévue, la durée de l’épreuve et le temps nécessaire pour rejoindre l’étape suivante ; ajoute une marge de 10 à 15 minutes sur l’ensemble du circuit.
Prévois un encadrant par checkpoint et un responsable du départ ou de l’arrivée. Donne-leur les règles, les feuilles de score, un chronomètre, un téléphone chargé et une solution pour protéger les documents en cas de pluie.
Fais relire le barème par une personne qui ne connaît pas le jeu. Chaque épreuve doit préciser les points gagnés, le temps limite et la preuve attendue ; sinon les contestations arrivent dès le deuxième checkpoint.
Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le rallye. Indique le lieu de rendez-vous, l’heure de départ, la composition des équipes, la durée prévue, les besoins alimentaires et ce que les participants doivent porter.
Prépare un scénario météo défavorable avant la dernière semaine. Vérifie les autorisations, les lieux couverts possibles et la façon de déplacer les épreuves sans refaire tout le classement ; consulte les prévisions 48 heures avant puis la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye urbain ?: Prévois 4 à 6 semaines pour un rallye avec plusieurs checkpoints. Les deux premières semaines servent à choisir le parcours et les lieux ; garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les impressions et le briefing des encadrants.
Combien de checkpoints prévoir pour un rallye urbain ?: Pour une durée de 2 à 3 heures, prévois généralement 4 à 6 checkpoints. Compte environ 20 à 30 minutes par étape, déplacement compris, puis ajoute 15 minutes de marge pour les retards et les regroupements.
Quand envoyer les invitations pour un rallye urbain ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date et fixe une clôture des inscriptions 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de former les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les postes.
Que faire s’il pleut le jour d’un rallye urbain ?: Décide au plus tard 24 heures avant si le parcours reste praticable. Prépare une version couverte ou raccourcie, protège les cartes et feuilles de score dans des chemises imperméables et informe les participants de la décision avant leur départ.

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