Organiser un rallye pédestre sans rien oublier
Un rallye pédestre demande plus qu’un bon parcours : il faut coordonner les équipes, les checkpoints, les bénévoles et les horaires de départ. Cette checklist suit l’ordre logique, de la définition du thème jusqu’à l’installation des tables et du matériel. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme la reconnaissance du trajet, les besoins alimentaires ou les autorisations nécessaires. Utilisez-la pour avancer étape par étape et garder une vision claire du jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander l’autorisation nécessaire
Élaborer l'itinéraire sur une carte
2 personnes
Consigner les emplacements des checkpoints
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches du checkpoint
2 personnes
Créer les questions et les épreuves du rallye
2 personnes
Reconnaître l’itinéraire
3 personnes
Vérifier les points de sécurité
2 personnes
Finaliser la liste des participants
Répartir les heures de départ par équipe
Envoyer la confirmation aux participants
Imprimer les cartes et les livrets de route
2 personnes
Trier le matériel des checkpoints
2 personnes
Préparer les prix et les certificats
Faire les courses
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Aménager l’espace d’arrivée et de restauration
3 personnes
Installer les matériaux du checkpoint
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
2 personnes
Assurer les points de contrôle
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet et les boissons
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de checkpoint
4 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tentes de réceptionqté 2
- Nappesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphonesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 30
- Ruban de balisageqté 4
- Panneaux de checkpointqté 8
- Chronomètresqté 6
- Gilets réfléchissantsqté 10
Bureau
- Presse-papiersqté 30
- Stylos à billeqté 50
- Marqueursqté 12
- Papier d’impressionqté 2
- Enveloppesqté 70
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Agrafeusesqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Trophéesqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louches à soupeqté 4
Cuisine
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Épongesqté 6
- Brosses à vaisselleqté 3
- Balais à mainqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Faites une reconnaissance complète du parcours au moins 7 jours avant le rallye. Vérifiez les passages difficiles, les points de sécurité et la visibilité des flèches de direction.
- Répartissez les départs par équipe plutôt que de lancer tout le monde en même temps. Prévoyez un intervalle de 10 à 15 minutes pour éviter les regroupements aux checkpoints.
- Préparez un dossier pour chaque checkpoint avec les questions, les épreuves, les stylos, les marqueurs, le chronomètre et les consignes. Ajoutez quelques exemplaires de secours avant de trier le matériel.
- Envoyez la confirmation aux participants 3 à 5 jours avant le départ. Indiquez l’heure attribuée à leur équipe, le point de rendez-vous, la durée prévue et les éventuelles consignes alimentaires.
- Vérifiez la météo la veille et le matin même. Gardez les cartes, livrets de route et listes de participants dans des pochettes protégées, et prévoyez un éclairage si l’installation se termine après la tombée du jour.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un rallye pédestre ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour définir l’itinéraire, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et préparer les épreuves. Gardez la dernière semaine pour la reconnaissance du parcours, les impressions et la répartition des départs.
- Combien de checkpoints prévoir pour un rallye pédestre ?
- Pour un parcours de 2 à 3 heures, comptez généralement 4 à 6 checkpoints. Placez-les à intervalles réguliers et vérifiez chaque emplacement lors d’une reconnaissance au moins 7 jours avant l’événement.
- Quand envoyer les invitations pour un rallye pédestre ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de s’inscrire et de signaler les besoins alimentaires. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour finaliser les équipes et les horaires.
- Que faut-il préparer la veille d’un rallye pédestre ?
- La veille, imprimez les cartes, les livrets de route et la liste des participants, triez le matériel des checkpoints et préparez les panneaux d’itinéraire. Mettez les boissons au frais et confirmez la présence des bénévoles avant l’installation.
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