Wandelrally organiseren: checklist en planning

Een wandelrally staat of valt met een route die teams zelfstandig kunnen volgen en checkpoints die op tijd klaarstaan. Begin met thema, route en locaties en werk daarna toe naar deelnemers, vrijwilligers en materiaal. Plan de proefloop ruim vóór de rally: daar ontdek je ontbrekende routepijlen, onduidelijke opdrachten en onveilige punten. Deze checklist helpt je de 48 taken in de juiste volgorde af te werken, van toestemming en inschrijvingen tot routeboekjes, starttijden en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Route op kaart uitwerken
2 personen
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Checkpointtaken verdelen
2 personen
Rallyvragen en opdrachten maken
2 personen
Route proeflopen
3 personen
Veiligheidspunten controleren
2 personen
Deelnemerslijst definitief maken
Starttijden per team indelen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Kaarten en routeboekjes printen
2 personen
Checkpointmateriaal sorteren
2 personen
Prijzen en certificaten klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Finish- en eetruimte inrichten
3 personen
Checkpointmaterialen uitzetten
4 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
2 personen
Checkpoints bemannen
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Finishers registreren
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet en drankjes serveren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen

Nazorg

Checkpointmaterialen verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Checkpointbordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 30
Balpennenaantal 50
Stiftenaantal 12
Printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 70
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg start- en finishtijden per team vast zodra de deelnemerslijst definitief is. Houd bij meerdere teams enkele minuten tussen de starts, zodat checkpoints niet tegelijk vollopen.
Proefloop de volledige route vóór je de kaarten en routeboekjes print. Controleer onderweg niet alleen de afstand, maar ook routepijlen, checkpointborden, afzetlint en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen.
Verdeel checkpointtaken per locatie en geef vrijwilligers een klembord met rallyvragen, balpennen, een stopwatch en duidelijke instructies. Leg het materiaal per checkpoint in een aparte envelop klaar.
Regel toestemming en eventuele afspraken met locaties vóór je uitnodigingen verstuurt. Een gewijzigde start- of finishplek zorgt anders voor nieuwe routekaarten en onduidelijkheid bij alle deelnemers.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, verlichting, koelboxen, herbruikbare bekers en warme-drankapparatuur klaar volgens het verwachte weer en de geplande aanwezigheidstijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een wandelrally te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een rally met meerdere teams en checkpoints. In die periode regel je toestemming, route, vrijwilligers, aanmeldingen, opdrachten en materiaal.
Wanneer moet ik de route van een wandelrally proeflopen?: Loop de route minstens 7 dagen vóór de rally volledig na. Zo heb je nog tijd om onveilige punten, ontbrekende routepijlen en fouten in opdrachten of routeboekjes aan te passen.
Hoeveel tijd moet er tussen de starttijden van teams zitten?: Plan meestal 5 tot 10 minuten tussen teams. Kies een ruimer interval als checkpoints klein zijn of als teams onderweg opdrachten krijgen die veel tijd kosten.
Wanneer print ik de deelnemerslijst en routeboekjes?: Print de routeboekjes nadat de route en checkpoints definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Maak de deelnemerslijst pas definitief na de laatste aanmeldingen en print die opnieuw op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.