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Wandelrallye organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wandelrallye steht und fällt mit einer klaren Strecke, gut vorbereiteten Checkpoints und einem verlässlichen Zeitplan. Lege zuerst Thema, Start und Ziel fest, bevor du Einladungen verschickst oder Aufgaben verteilst. Danach folgen Genehmigungen, Streckentest, Teameinteilung und Material. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für Aufbau, Einweisung und eine letzte Kontrolle der Route ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Thema festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Erforderliche Genehmigung beantragen

  • Route auf der Karte ausarbeiten

    2 Personen

  • Checkpoint-Standorte festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Checkpoint-Aufgaben verteilen

    2 Personen

  • Rallye-Fragen und Aufgaben erstellen

    2 Personen

  • Strecke ablaufen

    3 Personen

  • Sicherheitspunkte kontrollieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste finalisieren

  • Startzeiten nach Team einteilen

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Karten und Routenhefte drucken

    2 Personen

  • Checkpoint-Material sortieren

    2 Personen

  • Preise und Zertifikate bereitstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Starttheke einrichten

    2 Personen

  • Ziel- und Essbereich einrichten

    3 Personen

  • Checkpoint-Materialien auslegen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Einweisung für Freiwillige geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startpakete verteilen

    2 Personen

  • Teams gestaffelt starten lassen

    2 Personen

  • Checkpoints besetzen

    6 Personen

  • Zwischenstände erfassen

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Getränke servieren

    3 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Checkpoint-Materialien sammeln

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien reinigen

    3 Personen

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Routenschilder entfernen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • PartyzelteAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Checkpoint-SchilderAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 10

Büro

  • KlemmbretterAnz. 30
  • KugelschreiberAnz. 50
  • StifteAnz. 12
  • DruckpapierAnz. 2
  • UmschlägeAnz. 70
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 4
  • TackerAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 6
  • PreistrophäenAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • SuppenkellenAnz. 4

Küche

  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandfegerAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Start- und Zielort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe gleichzeitig, ob du für Strecke, Plätze oder öffentliche Bereiche eine Genehmigung brauchst.
  • Laufe die komplette Route 7 bis 10 Tage vor der Rallye ab. Kontrolliere dabei Sicherheitspunkte, Wegweiser, Checkpoint-Schilder und mögliche Umleitungen.
  • Teile die Startzeiten nach Teams ein und sende die Bestätigung spätestens 3 Tage vorher. So vermeidest du Gedränge am Start und kannst die Helfer besser einteilen.
  • Sortiere das Material pro Checkpoint in beschriftete Kisten oder Umschläge. Lege Aufgaben, Klemmbretter, Stifte, Stoppuhren und Klebeband jeweils zusammen bereit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und stelle Getränke rechtzeitig kalt. Für Aufbau, Tische, Stühle, Beleuchtung und eine kurze Helferbesprechung solltest du mindestens 90 Minuten einplanen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Wandelrallye planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Start- und Zielort reserviert oder Genehmigungen nötig sind. Die Route und die Checkpoints sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Wandelrallye?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Checkpoint und zusätzlich 2 Personen für Start, Ziel und mobile Unterstützung ein. Bei 5 Checkpoints brauchst du damit mindestens 7 Helfer.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wandelrallye?
Rechne am Veranstaltungstag mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Beschilderung, Material und Getränke. Die Helfer sollten zusätzlich 30 Minuten vor dem ersten Start eingewiesen werden.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl und Startzeiten festlegen?
Schließe die Teilnehmerliste etwa 7 Tage vorher und teile die Teams spätestens 3 Tage vorher in Startzeiten ein. Drucke die finale Liste am Vortag aus, damit am Start keine handschriftlichen Änderungen fehlen.

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