Checklist pour organiser une promenade du domaine
Une promenade du domaine se prépare autant sur le terrain qu’à la table d’accueil. Il faut valider l’accès, tester l’itinéraire, prévoir une alternative et transmettre les informations pratiques avant le jour J. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel de sécurité doivent être centralisés assez tôt. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre, du premier repérage au rangement du site.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer l’accès au domaine
Inspecter l'itinéraire de randonnée
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Réserver un guide de randonnée
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations pratiques
Vérifier les informations de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominaux
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les indications de parcours
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
Stocker le catering au frais
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Briefer les bénévoles
Monter la table d’accueil
2 personnes
Installer les indications de parcours
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le point boissons
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer la promenade
3 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Surveiller l’itinéraire et les conditions météo
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
2 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Inspecter entièrement le site
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 30
- Nappesqté 4
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 35
- Gobelets réutilisablesqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
- Plateaux de serviceqté 4
- Pince de serviceqté 4
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Batteries externesqté 4
Parcours et sécurité
- Cartes d'itinéraireqté 35
- Panneaux indicateursqté 20
- Rubans de marquageqté 4
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 6
- Siffletsqté 6
- Boussoleqté 2
Éclairage
- Lanternes LEDqté 6
- Piles de rechangeqté 12
Administration
- Presse-papiersqté 3
- Stylos à billeqté 12
- Étiquettes nominativesqté 35
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Inspectez l’itinéraire au moins une semaine avant la promenade et notez les passages difficiles, les points de pause et la durée réelle. Préparez aussi un parcours alternatif au cas où la météo ou l’état du terrain poserait problème.
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, d’imprimer la liste des participants et de préparer les badges nominatifs.
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant : heure de rendez-vous, accès au domaine, stationnement, durée de la randonnée, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de retard.
- Le matin même, contrôlez les moyens de communication et de sécurité : téléphones et talkies-walkies chargés, trousse de premiers secours complète, cartes d’itinéraire disponibles et balisage visible sur tout le parcours.
- Installez d’abord la table d’accueil et les indications de parcours, puis les tables, les chaises, les boissons et le service traiteur. Gardez les aliments au frais jusqu’au moment du service et prévoyez quelques lanternes LED si le rangement se termine après la tombée du jour.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une promenade du domaine ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 5 à 7 jours avant afin d’ajuster le repas, les badges et la liste des participants.
- Combien de temps avant faut-il vérifier l’itinéraire ?
- Faites un premier repérage au moins 7 jours avant la promenade, puis vérifiez les conditions du parcours la veille avec les prévisions météo. Prévoyez un itinéraire alternatif déjà décrit et balisé si nécessaire.
- Que faut-il communiquer aux participants avant la randonnée ?
- Envoyez les horaires, le point d’accès, les informations de stationnement, la durée estimée et les consignes pratiques au moins 3 jours avant. Ajoutez un contact joignable le jour même pour les retards ou les changements de parcours.
- Quand installer le buffet et le point boissons ?
- Installez le point boissons et le service traiteur après la table d’accueil et le balisage, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Conservez les produits sensibles au frais jusqu’au dernier moment.
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