Organiser une promenade du domaine, étape par étape

Une promenade du domaine se prépare d’abord sur le terrain, pas autour de la table d’accueil. Commencez par confirmer l’accès, inspecter l’itinéraire et prévoir un parcours alternatif avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemblez les informations alimentaires, de stationnement et de météo, puis préparez l’accueil, le balisage et le ravitaillement. Le jour venu, chaque bénévole doit savoir qui accueille, qui guide et qui intervient en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer l’accès au domaine
2
Inspecter l'itinéraire de randonnée
2 personnes
3
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
4
Réserver un guide de randonnée
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations pratiques
9
Vérifier les informations de stationnement
10
Vérifier les prévisions météo
11
Imprimer la liste des participants
12
Préparer les badges nominaux
13
Faire les courses
2 personnes
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Préparer les indications de parcours
2 personnes
16
Vérifier la trousse de premiers secours
17
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
18
Stocker le catering au frais
2 personnes
19
Emballer le matériel
2 personnes
20
Briefer les bénévoles
21
Monter la table d’accueil
2 personnes
22
Installer les indications de parcours
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Préparer le point boissons
2 personnes
25
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Distribuer les badges nominatifs
29
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
30
Encadrer la promenade
3 personnes
31
Encadrer la fin de course
2 personnes
32
Surveiller l’itinéraire et les conditions météo
2 personnes
33
Servir les en-cas de pause
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le dîner
4 personnes
36
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
2 personnes
37
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

38
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
39
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
40
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
43
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
44
Inspecter entièrement le site
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Enregistrer les objets trouvés
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 4

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 35
Gobelets réutilisablesqté 35
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 4
Pince de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Batteries externesqté 4

Parcours et sécurité

Cartes d'itinéraireqté 35
Panneaux indicateursqté 20
Rubans de marquageqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 6
Siffletsqté 6
Boussoleqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 6
Piles de rechangeqté 12

Administration

Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 12
Étiquettes nominativesqté 35

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Inspectez l’itinéraire au moins 7 jours avant la promenade et notez les passages difficiles, les points de pause et le temps de marche. Préparez le parcours alternatif au même moment, plutôt que d’attendre une mauvaise météo.
Traitez les inscriptions dans un tableau unique et clôturez-les 3 à 5 jours avant l’événement. À partir de cette liste, préparez les badges, les besoins alimentaires et les informations de stationnement sans recopier les noms à plusieurs endroits.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 48 heures avant le départ : heure et lieu de rendez-vous, durée prévue, stationnement, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de retard. Imprimez aussi la liste des participants pour l’accueil.
Installez le balisage avant l’arrivée du groupe et prévoyez une personne en tête et une autre en fin de marche. Vérifiez les talkies-walkies, les batteries externes, les sifflets et la trousse de premiers secours avant le briefing des bénévoles.
Gardez le catering au frais jusqu’au service et séparez clairement boissons, vaisselle et nourriture. Comptez environ 2 à 3 boissons par participant pour la première heure, puis adaptez selon la durée et la météo.

Questions fréquentes

Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une promenade du domaine ?: Faites une première inspection au moins 7 jours avant l’événement. Une dernière vérification 24 à 48 heures avant permet de repérer une route fermée, de modifier le balisage ou d’activer l’itinéraire alternatif.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez-les 48 heures avant le départ, puis renvoyez un rappel la veille si la météo ou le stationnement présentent un risque particulier. Indiquez l’heure d’arrivée attendue, pas seulement l’heure de départ de la marche.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Prévoyez 30 minutes avant le départ pour vérifier les inscriptions, distribuer les badges et répondre aux questions. Ajoutez 10 à 15 minutes si le groupe dépasse 30 personnes ou si le stationnement est éloigné.
Que faire si la météo rend le parcours prévu impraticable ?: Prenez la décision au plus tard 3 heures avant le rendez-vous et prévenez immédiatement les participants. Le parcours alternatif doit avoir été inspecté à l’avance, avec ses cartes et ses indications déjà prêtes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.