LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser une promenade dans le village sans rien oublier

Une promenade dans le village demande plus qu’un itinéraire et quelques invitations. Il faut sécuriser le parcours, prévoir les points de repos, répartir les bénévoles et préparer l’accueil des participants. Cette checklist de 64 tâches et 47 fournitures suit l’organisation dans le bon ordre, de la première reconnaissance du trajet au refroidissement des boissons. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, la signalisation et les inscriptions.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et l’itinéraire

    2 personnes

  • Confirmer le lieu de départ

  • Repérer l’itinéraire à l’avance

    2 personnes

  • Fixer un itinéraire alternatif

    2 personnes

  • Déterminer les points de repos

    2 personnes

  • Vérifier la distance du parcours

    2 personnes

  • Élaborer le descriptif de l'itinéraire

    2 personnes

  • Marquer les passages sécurisés

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Afficher la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Désigner les signaleurs

    2 personnes

  • Concevoir les panneaux de direction

  • Imprimer la liste des participants

  • Vérifier les réservations

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Créer des panneaux de direction

    2 personnes

  • Trier les bracelets

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Nettoyer le point de départ

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire

    4 personnes

  • Placer les flèches le long du parcours

    4 personnes

  • Aménager un espace de repos

    2 personnes

  • Préparer la trousse de premiers secours

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Expliquer l’itinéraire

    2 personnes

  • Encadrer les départs par groupes

    3 personnes

  • Encadrer le groupe de tête

    2 personnes

  • Accompagner le groupe de l'arrière

    2 personnes

  • Sécuriser les points de circulation

    4 personnes

  • Tenir le point de repos

    2 personnes

  • Distribuer de l'eau

    2 personnes

  • Compter les participants

    2 personnes

  • Vérifier les flèches d’itinéraire

    2 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Gérer la musique

  • Accueillir les derniers randonneurs

    2 personnes

Suivi

  • Dégager les tables

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    4 personnes

  • Vérifier les déchets sur le parcours

    3 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer le point de départ

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger les courses restantes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 2
  • Table plianteqté 6
  • Chaise plianteqté 40
  • Table d'inscription
  • Nappeqté 6
  • Glacièreqté 4

Vaisselle

  • Assiette réutilisableqté 80
  • Gobelet réutilisableqté 100
  • Tasse à caféqté 60
  • Verre à théqté 60
  • Couteau réutilisableqté 80
  • Fourchette réutilisableqté 80
  • Cuillère réutilisableqté 80
  • Plat de serviceqté 8
  • Pince de serviceqté 4

Cuisine

  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloireqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planche à découperqté 3
  • Couteau à painqté 2
  • Couteau de cuisineqté 3
  • Tasse à mesurerqté 2
  • Accumulateur de froidqté 12

Équipement

  • Enceinte portable
  • Rallonge électriqueqté 3
  • Multipriseqté 3

Éclairage

  • Lampe LEDqté 8
  • Guirlande lumineuseqté 4

Matériel de parcours

  • Panneau d’orientationqté 20
  • Panneau de fléchageqté 35
  • Serre-câblesqté 100
  • Poteau de piquetage en boisqté 40
  • Ruban de balisageqté 4
  • Gilet de sécuritéqté 12
  • Presse-papiersqté 4
  • Marqueur indélébileqté 12
  • Carte d’itinéraireqté 100
  • Braceletqté 100

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Lampe de pocheqté 6
  • Batterie externeqté 4
  • Téléphone mobileqté 4

Nettoyage

  • Poubelleqté 8
  • Support pour sac poubelleqté 4
  • Balayetteqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Repérez l’itinéraire à pied avant d’ouvrir les inscriptions. Notez la distance, les passages sécurisés, les points de repos et un parcours alternatif afin de pouvoir informer les participants clairement.
  • Ouvrez les inscriptions dès que le lieu de départ et le parcours sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au même moment : les signaler quelques jours avant le départ laisse peu de marge pour les courses et la préparation.
  • Répartissez les bénévoles avant la dernière semaine. Désignez les signaleurs, attribuez-leur un point précis du parcours et préparez la liste des participants afin que chacun sache où se placer et qui contacter.
  • Préparez la signalisation au moins la veille. Comptez les panneaux d’orientation et de fléchage, vérifiez leur lisibilité et regroupez-les par zone pour éviter de chercher le bon panneau au moment du départ.
  • Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des marcheurs. Gardez les boissons dans une glacière avec des accumulateurs de froid et installez la table d’inscription séparément de l’espace de ravitaillement pour fluidifier l’accueil.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une promenade dans le village ?
Ouvrez-les dès que la date, le lieu de départ et l’itinéraire sont confirmés, idéalement au moins 3 semaines avant la promenade. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer la liste des participants.
Combien de temps faut-il pour repérer l’itinéraire ?
Prévoyez une reconnaissance complète du parcours au moins 2 semaines avant l’événement. Ajoutez du temps si le trajet comporte plusieurs passages à sécuriser ou si vous devez définir un itinéraire alternatif.
Quand préparer les panneaux de fléchage ?
Concevez et imprimez les panneaux au plus tard 3 jours avant la promenade, puis vérifiez-les la veille. Regroupez-les selon leur emplacement pour que les bénévoles puissent les installer rapidement le jour même.
Quand acheter et préparer les boissons et les en-cas ?
Faites les courses 1 à 2 jours avant la promenade, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. Cela évite de gérer les achats, la préparation et l’accueil des participants dans les mêmes heures.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !