Dorpswandeling organiseren: een complete checklist

Een dorpswandeling organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je legt vooraf de afstand, rustpunten, oversteekplaatsen en een alternatieve route vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, verkeersbegeleiders en duidelijke routebordjes. Op deze checklist staan ook de praktische details die vaak te laat gebeuren: dieetwensen verzamelen, materialen klaarzetten, dranken koelen en hapjes voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie bevestigen
Route vooraf verkennen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Routeafstand controleren
2 personen
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
Veilige oversteekplaatsen markeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Deelnemerslijst afdrukken
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Startpunt schoonmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Pijlen langs de route plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
2 personen
EHBO-tas klaarzetten

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Route uitleggen
2 personen
Vertrek in groepen begeleiden
3 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Verkeerspunten beveiligen
4 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Deelnemers tellen
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Binnenkomers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek bedienen
Laatste wandelaars opvangen
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Routebordjes verwijderen
4 personen
Route op afval controleren
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Startpunt schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 6
Klapstoelaantal 40
Inschrijftafel
Tafelkleedaantal 6
Koelboxaantal 4

Servies

Herbruikbaar bordaantal 80
Herbruikbare bekeraantal 100
Koffiekopaantal 60
Theeglasaantal 60
Herbruikbaar mesaantal 80
Herbruikbare vorkaantal 80
Herbruikbare lepelaantal 80
Serveerschaalaantal 8
Serveertangaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 6
Snijplankaantal 3
Broodmesaantal 2
Keukenmesaantal 3
Maatbekeraantal 2
Koelelementaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3

Verlichting

Ledlampaantal 8
Lichtsnoeraantal 4

Routebenodigdheden

Routebordaantal 20
Pijlbordaantal 35
Kabelbinderaantal 100
Houten prikpaalaantal 40
Afzetlintaantal 4
Veiligheidshesjeaantal 12
Klembordaantal 4
Watervaste stiftaantal 12
Routekaartaantal 100
Polsbandjeaantal 100

Veiligheid

EHBO-tas
Zaklampaantal 6
Powerbankaantal 4
Mobiele telefoonaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Afvalzakhouderaantal 4
Handvegeraantal 2
Blik en vegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal één week vooraf te voet en controleer de afstand, rustpunten en veilige oversteekplaatsen. Leg ook een alternatieve route vast voor afgesloten wegen of slecht weer.
Open de aanmeldingen uiterlijk twee weken voor de wandeling. Vraag meteen dieetwensen uit, zodat je de boodschappen en hapjes niet pas op de ochtend zelf hoeft aan te passen.
Plan per rustpunt een tafel, koelbox of thermoskan en voldoende bekers. Zet koffie, thee en water apart klaar; een waterkoker, koffiezetapparaat en thermoskannen voorkomen wachtrijen bij één uitgiftepunt.
Maak routebordjes en pijl borden minstens drie dagen vooraf. Test op een kort deel van de route of deelnemers de pijlen vanaf beide looprichtingen goed zien.
Verdeel vrijwilligers uiterlijk een week vooraf over inschrijving, routebegeleiding en verkeerspunten. Leg deelnemerslijst, polsbandjes, verlengkabel, verlichting en een draagbare speaker samen op één verzamelplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpswandeling organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, route en startlocatie. Open de inschrijving uiterlijk twee weken voor de wandeling en rond de vrijwilligersindeling een week vooraf af.
Hoeveel rustpunten heeft een dorpswandeling nodig?: Plan bij een wandeling van 8 tot 10 kilometer minstens twee rustpunten: één rond de helft en één richting het einde. Controleer per punt of er ruimte is voor een tafel, drinken en eventuele hapjes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpswandeling?: Reken minimaal één vrijwilliger bij de inschrijftafel, één routeverantwoordelijke en per drukke oversteekplaats één verkeersbegeleider. Bij meer dan 50 deelnemers is een extra persoon voor rustpunten en catering praktisch.
Wanneer moet ik routebordjes ophangen?: Hang de bordjes op de ochtend zelf op, ongeveer 1 tot 2 uur voor de start, zodat ze niet verdwijnen of beschadigen. Loop daarna de eerste en laatste kilometer nogmaals na en haal alle bordjes direct na afloop weg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.