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Dorfrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorfrundgang steht und fällt mit einer gut begehbaren Route und klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Startort und Strecke fest und erkunde den Weg anschließend zu Fuß. Danach folgen Anmeldungen, Verkehrshelfer, Wegweiser und die Vorbereitung der Verpflegung. Plane außerdem eine Alternativroute und feste Ruhepunkte ein, damit du bei Baustellen, schlechtem Wetter oder langsameren Gruppen nicht improvisieren musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort bestätigen

  • Route vorab erkunden

    2 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • Routenentfernung prüfen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

    2 Personen

  • Sichere Überquerungsstellen markieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrshelfer einteilen

    2 Personen

  • Wegweiser gestalten

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Startbereich reinigen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Pfeile entlang der Strecke anbringen

    4 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Tasche bereitstellen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Route erklären

    2 Personen

  • Abreise in Gruppen begleiten

    3 Personen

  • Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • Verkehrspunkte sichern

    4 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    2 Personen

  • Wasser verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende zählen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Einlass registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Letzte Wanderer in Empfang nehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Routenschilder entfernen

    4 Personen

  • Route auf Müll kontrollieren

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Startbereich reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 6
  • KlappstuhlAnz. 40
  • Anmeldetisch
  • TischdeckeAnz. 6
  • KühlboxAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbarer TellerAnz. 80
  • MehrwegbecherAnz. 100
  • KaffeetasseAnz. 60
  • TeeglasAnz. 60
  • Wiederverwendbares MesserAnz. 80
  • Wiederverwendbare GabelAnz. 80
  • Wiederverwendbarer LöffelAnz. 80
  • ServierplatteAnz. 8
  • ServierzangeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 6
  • SchneidebrettAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementAnz. 12

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampeAnz. 8
  • LichterketteAnz. 4

Routenmaterial

  • WegweiserAnz. 20
  • PfeilschildAnz. 35
  • KabelbinderAnz. 100
  • HolzpfostenAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 4
  • SicherheitswesteAnz. 12
  • KlemmbrettAnz. 4
  • Wasserfester MarkerAnz. 12
  • StreckenkarteAnz. 100
  • ArmbandAnz. 100

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Tasche
  • TaschenlampeAnz. 6
  • PowerbankAnz. 4
  • MobiltelefonAnz. 4

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • HandfegerAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erkunde die Route spätestens 7 Tage vor dem Rundgang vollständig zu Fuß. Prüfe dabei Entfernung, sichere Straßenüberquerungen, Engstellen und mindestens eine alternative Strecke.
  • Öffne die Anmeldungen früh genug, um Ernährungswünsche und die erwartete Gruppengröße zu erfassen. Teile Verkehrs- und sonstige Helfer spätestens 3 Tage vorher verbindlich ein.
  • Drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus und sortiere die Armbänder nach Ausgabe. So bleibt der Anmeldetisch zu Beginn frei für Nachmeldungen und Rückfragen.
  • Stelle Wegweiser, Pfeilschilder und das übrige Routenmaterial am Vortag zusammen. Kontrolliere die Strecke am Veranstaltungstag noch einmal, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
  • Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Start und bereite Snacks so vor, dass sie am Ruhepunkt direkt ausgegeben werden können. Für Kaffee und Tee müssen Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen am Startort stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dorfrundgang planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Route und Startort. Die endgültige Strecke, Helfereinteilung und Materialkontrolle sollten spätestens 3 Tage vor dem Rundgang abgeschlossen sein.
Wie lang sollte die Route für einen Dorfrundgang sein?
Lege die Entfernung passend zur langsamsten erwarteten Personengruppe fest und plane feste Ruhepunkte ein. Prüfe die Strecke mindestens einmal vollständig zu Fuß und halte eine Alternativroute bereit.
Wann sollte man die Helfer für einen Dorfrundgang einteilen?
Teile Freiwillige und Verkehrshelfer spätestens 3 Tage vor dem Termin ein. Gib ihnen dabei ihren Einsatzort, die Uhrzeit und die jeweilige Aufgabe schriftlich weiter.
Was muss am Tag des Dorfrundgangs zuerst erledigt werden?
Richte den Anmeldetisch mindestens 60 Minuten vor dem Start ein. Danach stellst du Wegweiser auf, prüfst die sichere Route und stellst gekühlte Getränke sowie vorbereitete Snacks bereit.

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