Checklist pour organiser une projection de film
Une projection de film réussie se prépare bien avant l’ouverture de la salle. Il faut d’abord régler les droits de diffusion, réserver le lieu et confirmer le programme, puis suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Le matériel mérite une répétition complète : fichier vidéo, vidéoprojecteur, format d’image, son, câbles et obscurcissement de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public, aux en-cas et au rangement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Gérer les droits de diffusion et de projection
Réserver le lieu et la salle
Définir le programme du film
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Confirmer les réservations
Télécharger le fichier vidéo
Tester techniquement le fichier vidéo
2 personnes
Régler le format d’image
Tester le niveau sonore
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les billets de cinéma
Imprimer la signalisation
Préparer le film et le texte de présentation
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage et l’occultation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer le film
Lancer le film
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Veiller à la technique pendant le film
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Retirer les panneaux et le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 55
- Tablesqté 6
- Nappesqté 6
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Microphone
- Clé USBqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 6
- Lampes de pocheqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 4
Obscurcissement
- Tissus occultantsqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Verres doseursqté 2
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Décoration de toile de fond
- Décoration de tableqté 6
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Serre-câblesqté 30
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Gantsqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réglez les droits de diffusion avant d’envoyer les invitations. Sans cette autorisation, le programme peut devoir être modifié au dernier moment.
- Téléchargez le fichier vidéo plusieurs jours avant la séance et faites un test complet sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus. Vérifiez aussi le format d’image et le niveau sonore.
- Prévoyez un câble HDMI, l’adaptateur correspondant, des rallonges et des multiprises de rechange. Les problèmes de connexion sont souvent découverts seulement au moment de l’installation.
- Faites une répétition dans la salle avec les lumières éteintes et les tissus occultants en place. Contrôlez la lisibilité de l’écran depuis les dernières chaises et gardez une lampe de poche pour les déplacements.
- Fermez les inscriptions avant les achats et comparez la liste des participants avec les réservations confirmées. Préparez ensuite les billets, la signalisation, les boissons et les en-cas en fonction de l’effectif réel.
Questions fréquentes
- Quand faut-il tester le film avant la projection ?
- Testez le fichier vidéo au moins 2 à 3 jours avant la séance, sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur qui seront utilisés. Faites également un contrôle rapide du son et de l’image le jour même.
- Combien de temps prévoir pour installer une salle de projection ?
- Prévoyez environ 2 heures pour installer les chaises, les tables, l’écran, le vidéoprojecteur, les câbles et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes pour le test complet du film et du son.
- Quand envoyer les invitations pour une projection de film ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la séance, afin de laisser le temps de s’inscrire. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour confirmer les réservations et adapter les achats.
- Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée du public ?
- Vérifiez la liste des participants, les billets, la signalisation, le fichier vidéo, le son et l’éclairage. Ouvrez la salle au moins 30 minutes avant le début pour accueillir les premiers spectateurs sans précipitation.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !