Organiser une projection de film sans mauvaise surprise

Une projection de film réussie se prépare dans cet ordre : sécuriser les droits, réserver une salle adaptée, puis vérifier la technique avant d’inviter le public. Le fichier vidéo, le format d’image et le niveau sonore doivent être testés plusieurs jours à l’avance, pas à l’ouverture des portes. Prévoyez aussi l’accueil, les inscriptions, les besoins alimentaires et un espace pratique pour le café, le thé et les encas. Le jour J, gardez du temps pour installer l’écran, les sièges et les câbles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Gérer les droits de diffusion et de projection
2
Réserver le lieu et la salle
3
Définir le programme du film
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier la liste des participants
8
Confirmer les réservations
9
Télécharger le fichier vidéo
10
Tester techniquement le fichier vidéo
2 personnes
11
Régler le format d’image
12
Tester le niveau sonore
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer les billets de cinéma
16
Imprimer la signalisation
17
Préparer le film et le texte de présentation
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Ouvrir la salle
2 personnes
22
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer l’écran de projection
2 personnes
26
Brancher le projecteur
2 personnes
27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
28
Régler l’éclairage et l’occultation
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

32
Ouvrir les portes
2 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Vérifier les billets
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Annoncer le film
38
Lancer le film
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
41
Veiller à la technique pendant le film
42
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

43
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Éteindre la technique
2 personnes
48
Emballer le matériel
2 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Vérifier les sanitaires
51
Retirer les panneaux et le matériel
2 personnes
52
Fermer le lieu
2 personnes
53
Retourner le matériel loué
2 personnes
54
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 6
Nappesqté 6
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphone
Clé USBqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Lampes de pocheqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Obscurcissement

Tissus occultantsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Décoration de toile de fond
Décoration de tableqté 6
Badges nominatifsqté 60
Panneaux indicateursqté 8
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 30

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les droits de diffusion et la réservation de la salle : sans ces deux validations, les invitations et les billets peuvent être imprimés trop tôt. Bloquez ensuite le programme et l’horaire précis de la séance.
Téléchargez le fichier vidéo au moins 3 jours avant la projection. Testez-le sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur prévus, avec le câble HDMI, l’adaptateur et le format d’image réellement utilisés.
Faites un essai sonore dans la salle vide 24 à 48 heures avant l’événement. Vérifiez les haut-parleurs, le mixeur audio et le microphone si une présentation est prévue, puis gardez une clé USB avec une copie du fichier.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la séance afin de vérifier la liste des participants et les besoins alimentaires. Préparez les billets, la signalisation et le texte de présentation avant l’ouverture de la salle.
Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil pour nettoyer le foyer, installer les tables et les chaises, placer l’écran, masquer les sources de lumière et sécuriser les rallonges avec des passe-câbles. Remplissez les glacières et préparez le café, le thé et les encas juste avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une projection de film ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Gardez les 3 derniers jours pour télécharger et tester le fichier vidéo, confirmer les réservations et finaliser l’accueil.
Quand faut-il tester le vidéoprojecteur et le son ?: Faites un premier test complet 24 à 48 heures avant la séance, puis un contrôle rapide le jour même. Testez aussi les câbles, les adaptateurs, le format d’image et le niveau sonore dans la salle utilisée.
Combien de temps avant la séance faut-il ouvrir la salle ?: Ouvrez la salle environ 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les sièges, les tables, l’écran, l’éclairage et les passe-câbles sans précipitation.
Quand préparer les boissons et les encas pour une projection ?: Préparez les encas et remplissez les glacières le jour même, environ 60 à 90 minutes avant l’accueil. Faites le café et le thé plus près de l’ouverture pour les servir chauds.

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