Checklist para organizar una proyección de película
Organizar una proyección de película requiere coordinar permisos, sala, público y equipos en el orden adecuado. Empieza por confirmar los derechos de proyección y la reserva del espacio; después cierra el programa y las inscripciones. Durante la semana previa, prueba el archivo de vídeo con el proyector, la pantalla y los altavoces reales. El día del evento, deja tiempo para oscurecer la sala, colocar las sillas, preparar la recepción y comprobar que todo funciona antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Gestionar los derechos de filmación y proyección
Reservar la sede y la sala
Fijar el programa de cine
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de visitantes
Confirmar las reservas
Descargar el archivo de vídeo
Probar técnicamente el archivo de vídeo
2 personas
Ajustar la relación de aspecto
Probar el nivel de sonido
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Imprimir las entradas de cine
Imprimir señalización
Preparar la película y el texto de presentación
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Instalar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Ajustar la iluminación y el oscurecimiento
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Anunciar la película
Empezar la película
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Supervisar la técnica durante la película
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar el sanitario
Retirar paneles y materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 55
- Mesascant. 6
- Mantelescant. 6
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Memoria USBcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Linternascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Oscurecimiento
- Telones opacoscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Decoración del telón de cine
- Decoración de mesacant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Carteles direccionalescant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Bridascant. 30
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Guantescant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Gestiona los derechos de proyección antes de anunciar la película y confirma por escrito qué uso está permitido. Sin esa autorización, no conviene cerrar las invitaciones ni imprimir las entradas.
- Haz una prueba técnica completa al menos 3 días antes: abre el archivo desde el portátil o la memoria USB, revisa la relación de aspecto y comprueba el sonido con los altavoces que usarás.
- Cierra la lista de visitantes y las reservas 48 horas antes. Ese plazo permite ajustar las sillas, las mesas, los aperitivos y las preferencias dietéticas sin improvisar en la recepción.
- Reserva entre 30 y 45 minutos para montar la sala antes de abrir: instala la pantalla, conecta proyector, portátil, cables y regletas, coloca las sillas y cubre los cables para evitar tropiezos.
- Prepara café, té y aperitivos antes de abrir las puertas, y deja vasos, tazas, platos, cubiertos y pinzas en la zona de servicio. Ten también linternas o iluminación LED listas para los desplazamientos durante la proyección.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una proyección de película?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para gestionar los derechos, reservar la sala y fijar el programa. Haz la prueba técnica completa al menos 3 días antes y confirma las reservas 48 horas antes.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y el archivo de vídeo?
- Haz una primera prueba 3 días antes y repítela el mismo día, al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba imagen, relación de aspecto, sonido, cables, adaptadores y alimentación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula entre 30 y 45 minutos para limpiar y montar la sala, colocar las sillas y mesas, instalar la pantalla y preparar la recepción. Añade otros 15 minutos para una comprobación final antes de abrir.
- ¿Cuántas sillas y aperitivos necesito para la proyección?
- Prepara una silla por cada reserva confirmada y deja entre 5 y 10 sillas adicionales si esperas cambios de última hora. Para los aperitivos, calcula aproximadamente 2 o 3 unidades por persona y ajusta las bebidas según la duración del encuentro.
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