Checkliste für eine gelungene Filmvorführung
Bei einer Filmvorführung entscheidet nicht nur der ausgewählte Film über den Ablauf. Vorab müssen Vorführrechte, Saal, Anmeldungen und die technische Wiedergabe geklärt werden. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Bild, verständlicher Ton und ein reibungsloser Einlass. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung – von den ersten Reservierungen bis zu Snacks, Kaffee und dem geöffneten Saal.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Film- und Vorführrechte regeln
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Filmprogramm festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste prüfen
Reservierungen bestätigen
Filmdatei herunterladen
Videodatei technisch testen
2 Personen
Bildverhältnis einstellen
Lautstärke testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Filmtickets drucken
Beschilderung drucken
Film und Präsentationstext bereitlegen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Saal und Foyer reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Licht und Verdunkelung einstellen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Film ankündigen
Film starten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Technik beim Film überwachen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geräte einpacken
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Schilder und Materialien entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 55
- TischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- Mikrofon
- USB-StickAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Verdunkelung
- VerdunkelungsvorhängeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- Filmleinwand-Dekoration
- TischdekorationAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- WegweiserAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 30
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Film- und Vorführrechte frühzeitig und lade die Filmdatei nicht erst am Veranstaltungstag herunter. Teste die Datei mindestens 48 Stunden vorher auf dem vorgesehenen Laptop.
- Plane den Techniktest mit Bild und Ton spätestens 60 Minuten vor Einlass ein. Prüfe dabei Bildverhältnis, Lautstärke, HDMI-Verbindung und ob Adapter oder Verlängerungskabel tatsächlich passen.
- Schließe die Anmeldungen zwei bis drei Tage vor der Vorführung ab. Gleiche Besucherliste, bestätigte Reservierungen und Ernährungswünsche ab, bevor du Tickets und Snacks vorbereitest.
- Stelle Stühle und Tische nach der erwarteten Besucherzahl auf, aber halte einen gut sichtbaren Empfangstisch frei. Beschilderung und Taschenlampen werden oft vergessen, obwohl sie bei verspätetem Einlass und der Orientierung im Foyer helfen.
- Bereite Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Öffnen des Saals vor. Fülle Kühlboxen rechtzeitig und stelle Servierschalen, Zangen, Teller und Becher bereit, damit der Einlass nicht durch den Aufbau des Buffets stockt.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Filmvorführung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Saal, Filmprogramm und Vorführrechten. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann muss man die Technik für eine Filmvorführung testen?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 48 Stunden vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag etwa 60 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei Filmdatei, Bildverhältnis, Lautstärke und alle HDMI-Verbindungen.
- Wie viele Stühle braucht man für eine Filmvorführung?
- Richte zunächst für jede bestätigte Reservierung einen Sitzplatz ein und plane 5 bis 10 Prozent zusätzliche Stühle ein. Bei 50 angemeldeten Personen sind das 53 bis 55 Plätze, sofern der Saal ausreichend Fluchtwege lässt.
- Wann sollte man Snacks und Getränke für eine Filmvorführung vorbereiten?
- Bereite Snacks, Kaffee und Tee 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass vor. Kühlboxen, Thermoskannen und Serviergeschirr sollten spätestens 15 Minuten vor Öffnung vollständig bereitstehen.
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