Checklist pour organiser une présentation de produit

Une présentation de produit réussie repose sur un déroulé précis, une démonstration testée et un accueil fluide. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis gérez les invitations et les inscriptions. Dans les jours précédents, validez les intervenants, les besoins alimentaires, les slides et le matériel technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, les tables, l’espace de présentation et tester chaque câble avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver les prestataires de restauration
Rédiger l’invitation
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les présentateurs
Mettre en page les slides de présentation
2 personnes
Préparer la démonstration de produit
2 personnes
Vérifier les produits de démonstration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Composer les dossiers de presse
2 personnes
Confirmer le catering et les quantités
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Monter le présentoir produits
3 personnes
Installer l'identité visuelle et la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
Régler la lumière et le son
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l'accueil
Faire une présentation produit
2 personnes
Faire une démonstration produit
3 personnes
Répondre aux questions de l'assistance
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir les stands produits
4 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Accueillir la presse et les relations
2 personnes
Prendre des photos
Animer le cocktail networking
3 personnes
Répondre aux dernières questions sur les produits
2 personnes
Dire au revoir et distribuer les remerciements
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les produits en toute sécurité
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Récupérer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables hautesqté 8
Tables bassesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de produitsqté 6
Table de présentation
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 8
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Stands de produits mobilesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Bannières roll-upqté 4
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 50

Catering

Glacièresqté 4
Bacs à boissonsqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Seaux à champagneqté 2
Dossiers de presseqté 40
Blocs-notesqté 80
Stylos à billeqté 80
Badges nominatifsqté 100
Lanyardsqté 100
Sacs cadeauxqté 80
Chèques-cadeauxqté 80
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Poêlesqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Rouleaux d’essuie-toutqté 8

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez l’heure d’accueil, le début de la présentation, la démonstration et le temps réservé aux questions. Cela permet aussi de confirmer les présentateurs avec un déroulé identique pour tous.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant l’événement si possible. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de relever les allergies ou régimes alimentaires et d’ajuster les quantités du catering.
Testez la démonstration sur place ou avec une configuration identique 24 heures avant. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, le cliqueur, les microphones et les haut-parleurs.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence la veille, classés dans l’ordre d’arrivée ou par nom. Gardez quelques badges vierges et un stylo au comptoir d’accueil pour les changements de dernière minute.
Prévoyez une marge d’installation d’au moins 90 minutes avant l’accueil. Commencez par les tables et les chaises, puis installez le comptoir, l’espace de présentation et la technique avant de refroidir les boissons et de disposer la vaisselle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de produit ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer les présentateurs, envoyer les invitations et organiser le catering. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les badges, les dossiers de presse et les tests finaux.
Quand envoyer les invitations pour une présentation de produit ?: Envoyez-les 3 semaines avant la date, puis faites une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions. Confirmez les participants 3 à 5 jours avant afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel pour une présentation de produit ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant, puis un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Testez notamment les connexions HDMI, les adaptateurs, le son, les microphones et le cliqueur.
Combien de temps faut-il pour installer la salle le jour J ?: Comptez au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, l’espace de présentation et le catering. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être acheminé sur place ou si la démonstration nécessite plusieurs branchements.

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