Productpresentatie organiseren: checklist en planning
Een productpresentatie vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, slides en een demo. Je regelt tegelijk de gastenlijst, presentatoren, catering, techniek, productopstelling en ontvangst. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigde aanmeldingen en een getest draaiboek. Plan op de dag zelf tijd voor opbouw, een volledige technische proef en het controleren van alle demoproducten. Met deze checklist houd je overzicht over de 60 taken en 73 benodigdheden die bij het plan horen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Leveranciers voor catering boeken
Uitnodiging opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Presentatoren bevestigen
Presentatieslides opmaken
2 personen
Productdemo voorbereiden
2 personen
Demoproducten controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst afdrukken
Persmappen samenstellen
2 personen
Catering en aantallen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Productdisplay opbouwen
3 personen
Branding en bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Licht en geluid instellen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Introductie verzorgen
Productpresentatie geven
2 personen
Productdemonstratie geven
3 personen
Vragen uit de zaal beantwoorden
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Productstands bemannen
4 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Pers en relaties ontvangen
2 personen
Foto's maken
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste productvragen beantwoorden
2 personen
Afscheid en bedankjes uitdelen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Producten veilig inpakken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie afhalen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Opvolgmail naar bezoekers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptiebalie
- Hoge tafelsaantal 8
- Lage tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Producttafelsaantal 6
- Presentatietafel
- Krukkenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 10
- Kannenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Presentatieklikkeraantal 2
- Mobiele productstandsaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Bedrijfsvlaggenaantal 4
- Roll-up bannersaantal 4
- Tafelkledenaantal 14
- Bloemstukkenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Ballonnenboekettenaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 50
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Drankenbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Champagnekoelersaantal 2
- Persmappenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 80
- Balpennenaantal 80
- Naamkaartjesaantal 100
- Lanyardsaantal 100
- Goodiebagsaantal 80
- Cadeaubonnenaantal 80
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koekenpannenaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukenpapierrollenaantal 8
Tips
- Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer naast presentatietijd ook ruimte voor ontvangst, productdemo, vragen en een korte uitloop van ongeveer 15 minuten.
- Bevestig catering en aantallen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de leverancier niet op het laatste moment hoeft te improviseren.
- Test techniek op de locatie en niet alleen op kantoor. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters, microfoons, luidsprekers en stroomvoorziening minimaal 1 dag vooraf.
- Maak de ontvangst sneller door naamkaartjes en de aanwezigheidslijst alfabetisch klaar te leggen. Richt de receptiebalie in met een vaste plek voor registratie en houd persmappen apart van de presentatiematerialen.
- Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw. Zet producttafels en presentatietafel eerst goed neer, sluit daarna de techniek aan en controleer ten slotte de demo, slides, klikker en microfoons in de juiste volgorde.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een productpresentatie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en leveranciers. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de presentatie.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een productpresentatie versturen?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het evenement. Zo houd je nog tijd over om dieetwensen, catering en naamkaartjes te verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een productpresentatie?
- Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, productopstelling, ontvangstbalie en catering. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige technische test met slides, demo en microfoons.
- Wat moet ik testen voor een productpresentatie?
- Test uiterlijk 1 dag vooraf de laptop, beamer, het projectiescherm, alle HDMI-kabels en adapters, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker. Controleer ook de demoproducten en neem reservekabels, verlengkabels en powerbanks mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!