Checklist para organizar una presentación de producto
Una presentación de producto necesita más que una buena demo. Hay que cerrar la fecha y la sala, coordinar invitaciones e inscripciones, confirmar ponentes y dejar preparada la parte técnica y el catering. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde el programa inicial hasta la apertura de la sala. También ayuda a detectar lo que más se retrasa: las preferencias dietéticas, los adaptadores, las pruebas de sonido y los materiales que deben llegar al lugar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Reservar proveedores para catering
Redactar la invitación
2 personas
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar presentadores
Maquetar las diapositivas de la presentación
2 personas
Preparar la demo del producto
2 personas
Comprobar los productos de demostración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de asistencia
Preparar carpetas de prensa
2 personas
Confirmar el catering y las cantidades
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar el expositor de productos
3 personas
Colocar branding y señalización
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación y el video
2 personas
Configurar la iluminación y el sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Hacer la presentación
Presentar el producto
2 personas
Realizar una demostración del producto
3 personas
Responder a las preguntas del público
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender los puestos de productos
4 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Recibir a la prensa y a las relaciones públicas
2 personas
Tomar fotos
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Responder las últimas preguntas sobre el producto
2 personas
Despedida y entrega de agradecimientos
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los productos de forma segura
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostrador de recepción
- Mesas altascant. 8
- Mesas bajascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de productocant. 6
- Mesa de presentación
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 10
- Jarrascant. 8
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Clic de presentacióncant. 2
- Stands móviles de productoscant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Banderas de la empresacant. 4
- Banners roll-upcant. 4
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 6
- Señales de orientacióncant. 8
- Ramos de globoscant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 50
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas de bebidascant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cubiterascant. 4
- Enfriadores de champáncant. 2
- Carpetas de prensacant. 40
- Bloc de notascant. 80
- Bolígrafoscant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Lanyardscant. 100
- Bolsas de regalocant. 80
- Tarjetas regalocant. 80
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Fregaderoscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Rollos de toallacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Sartenescant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Rollos de papel de cocinacant. 8
Consejos
- Cierra primero la fecha, el programa y la sala; después reserva el catering y confirma a los presentadores. Deja al menos 2 semanas para enviar invitaciones y recopilar inscripciones.
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y clic de presentación. No des por hecho que el cable adecuado estará disponible en la sala.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes del evento. Con esa cifra puedes ajustar las cantidades del catering, las bebidas, los platos y los cubiertos sin comprar a ciegas.
- Prepara por separado todo lo que se entrega al llegar: mostrador de recepción, tarjetas de nombre, lista de asistencia y carpetas de prensa. Lleva una copia impresa de la lista y del plan de trabajo, aunque el registro sea digital.
- Programa el montaje con al menos 2 horas de margen antes de recibir al primer invitado. Coloca las mesas de producto, la mesa de presentación, sillas y taburetes; después enfría las bebidas y prueba el sonido desde el punto donde se sentará el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de producto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, cerrar el programa y contratar el catering. Envía las invitaciones al menos 2 semanas antes y confirma asistentes, ponentes y cantidades 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una presentación de producto?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba especialmente el portátil, el proyector, la pantalla, los adaptadores HDMI, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y las regletas.
- ¿Cuánto catering necesito para una presentación de producto?
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y de las preferencias dietéticas recogidas 3 días antes. Añade aproximadamente un 10 % de margen para bebidas y porciones si la asistencia puede variar.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva al menos 2 horas para colocar recepción, mesas, sillas, productos y presentación. Deja 30 minutos adicionales para enfriar bebidas, preparar el material de registro y resolver fallos técnicos antes de la llegada del público.
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