Checklist pour organiser six épreuves lors d’une fête du personnel
Une fête du personnel avec six épreuves demande davantage qu’un simple programme de jeux. Il faut verrouiller les règles, les équipes, les inscriptions et le matériel avant le jour J, puis prévoir une installation qui permet d’enchaîner les activités sans confusion. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs : réservation, communication, logistique, courses, montage et rangement. Elle aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les feuilles de score étanches et les solutions de repli en cas de météo défavorable.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir les épreuves du concours à 6
3 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Définir la composition des équipes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer les feuilles de score
Communiquer la répartition de l’équipe
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les prix et les médailles
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Préparer le matériel de jeu par activité
4 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Distribuer les couleurs et les gilets de l’équipe
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Guider les équipes vers les points de départ
6 personnes
Encadrer la ronde 1 du Zeskamp
6 personnes
Accompagner la ronde 2 du Zeskamp
6 personnes
Accompagner la ronde 3 du Zeskamp
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la ronde 4 du jeu des six épreuves
6 personnes
Encadrer la ronde 5 du jeu des six épreuves
6 personnes
Encadrer la ronde 6 du Zeskamp
6 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir les plats du buffet
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Servir la dernière tournée de snacks
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les emballages vides
Stocker les restes
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Plateau de bar
Matériel de sport
- Cônesqté 40
- Lignes de marquageqté 12
- Témoins de relaisqté 6
- Corde de tir à la corde
- Bacs à eauqté 6
- Épongesqté 30
- Seauxqté 12
- Gobelets en plastique pour le jeuqté 60
- Ballonsqté 12
- Cerceauxqté 12
- Masquesqté 6
- Caissesqté 12
- Bâches de démolitionqté 6
- Chasubles d’équipeqté 60
- Chronomètresqté 6
- Siffletsqté 6
- Tableaux de score étanchesqté 6
- Bâche en plastiqueqté 2
- Tapis en caoutchoucqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Lampes rechargeablesqté 6
Décoration
- Drapeaux d’équipeqté 6
- Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
- Nappesqté 8
- Panneaux directionnelsqté 8
- Prixqté 6
- Médaillesqté 60
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Balaiqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les six épreuves et leur règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez les règles, la durée de chaque manche, le mode de comptage des points et les éventuelles limites de participation.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure, puis mettez à jour la liste des participants jusqu’à la date de clôture. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Préparez un planning des matchs avec une marge entre les épreuves. Prévoyez notamment le temps de déplacer les équipes, de remettre le matériel en place et de noter les scores sur les tableaux étanches.
- Regroupez le matériel par activité au lieu de tout déposer au même endroit. Les cônes, lignes de marquage, chronomètres et sifflets doivent être accessibles dès l’installation, tout comme les chasubles correspondant aux équipes.
- Vérifiez la météo avant les achats et inspectez le site avant le montage. Les tentes, bâches, tapis en caoutchouc, glacières et bacs à eau doivent être prêts avant l’arrivée des participants, pas pendant la première épreuve.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête du personnel avec six épreuves ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, rédiger le règlement, réserver le traiteur et le matériel, recueillir les inscriptions, puis établir les équipes et le planning.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une fête du personnel ?
- Envoyez-les idéalement 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la composition des équipes.
- Quel matériel faut-il préparer pour six épreuves ?
- Répartissez le matériel par activité et contrôlez-le au moins 2 jours avant : cônes, lignes de marquage, témoins, corde, seaux, éponges, ballons, cerceaux, masques, caisses, chronomètres et sifflets. Préparez aussi les tableaux de score, les chasubles et les éléments de sécurité nécessaires au site.
- Quand installer les tentes, tables et aires de compétition ?
- Inspectez le site et commencez le montage plusieurs heures avant l’arrivée des participants, selon l’accès au lieu. Les tentes, tables, chaises et aires de compétition doivent être installées avant de remplir les glacières, préparer les en-cas et répartir le matériel de jeu.
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