Réunion town hall : la checklist pour tout organiser

Une réunion town hall demande plus qu’une salle et quelques présentations. Il faut coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions, la technique et la restauration dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à planifier les 68 tâches du projet, des premières réservations au café servi le jour J. Elle attire aussi l’attention sur les oublis fréquents : besoins alimentaires, adaptateurs, badges, briefing des intervenants et test complet du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver des intervenants et des animateurs
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser la technique et la présentation
2 personnes
Confirmer le programme et les horaires
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Informer la gestion du site
Envoyer le briefing aux intervenants
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Préparer les micros
2 personnes
Brancher l'ordinateur de présentation
Revérifier la technique
2 personnes
Préparer les présentations
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Donner le briefing final aux intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Changer les microphones
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Ouvrir le buffet
Assurer le service du buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Préparer de nouveau le café et le thé
2 personnes
Animer la dernière séance de questions
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Stocker les présentations en lieu sûr
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 75
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Pointeur laserqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 85
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Porte-nomsqté 12
Panneaux de signalisationqté 8
Ruban adhésifqté 4
Matériel d’écritureqté 20
Chevalets de conférenceqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 24

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Confirmez les intervenants plusieurs jours avant la réunion et envoyez-leur un briefing avec leur horaire, leur durée de passage et le format attendu pour les présentations.
Testez la technique au moins 24 heures à l’avance avec l’ordinateur utilisé le jour J. Vérifiez les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises, les rallonges, le son et les piles rechargeables.
Préparez les badges nominatifs et imprimez la liste d’inscription la veille. Gardez une table d’inscription placée près de l’entrée pour fluidifier l’accueil pendant les 15 premières minutes.
Calculez les quantités de restauration à partir des inscriptions confirmées et des régimes alimentaires recueillis. Préparez séparément le café, le thé, les en-cas et le buffet afin de ne pas bloquer le service au début de la réunion.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une réunion town hall ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement la salle, les intervenants, le traiteur et le matériel technique, puis gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les tests.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations à une réunion town hall ?: Envoyez les invitations environ 3 à 4 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les inscriptions et ajuster les quantités de restauration.
Quand tester le projecteur et les microphones ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Testez aussi les adaptateurs, les haut-parleurs, les câbles et la compatibilité des présentations.
Combien de temps prévoir pour l’accueil d’une réunion town hall ?: Prévoyez 15 à 30 minutes selon le nombre de participants. Installez la table d’inscription, les badges et la liste imprimée avant l’ouverture des portes afin de commencer le programme à l’heure.

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