Checklist para organizar una reunión plenaria sin olvidos
Una reunión plenaria combina programa, ponentes, inscripciones, catering y bastante equipo técnico. Esta checklist reúne 68 tareas y 55 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta preparar la sala. Reserva con tiempo a los ponentes y la sede, cierra el programa antes de imprimir acreditaciones y prueba toda la técnica con el portátil, los cables y los micrófonos. También encontrarás los preparativos que suelen quedarse para el último momento: preferencias dietéticas, briefing de ponentes, registro y montaje del buffet.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar ponentes y moderadores
2 personas
Reservar la sede y la sala
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar técnica y presentación
2 personas
Confirmar el programa y los horarios
2 personas
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de registro
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Informar a la gestión del recinto
Enviar briefing a los ponentes
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa del escenario
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Dejar los micrófonos listos
2 personas
Conectar el portátil de presentación
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Preparar las presentaciones
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colgar señalización
2 personas
Comprobar la sala de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Dar la última reunión informativa a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Cambiar micrófonos
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Abrir el buffet
Servir el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Preparar de nuevo el café y el té
2 personas
Guiar la última ronda de preguntas
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Guardar las presentaciones de forma segura
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Entregar el lugar en orden
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 75
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 5
- Cables alargadorescant. 5
- Puntero lásercant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías recargablescant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Cubiertoscant. 85
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Portanombrescant. 12
- Carteles de señalizacióncant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Material de escrituracant. 20
- Pizarras de rotafoliocant. 2
- Papel para rotafoliocant. 4
- Rotuladorescant. 24
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sede y el programa antes de enviar las invitaciones. Si el horario todavía cambia, tendrás que corregir invitaciones, inscripciones, presentaciones y la lista de registro.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite para responder. Entrega al catering el número final y las restricciones al menos 3 días antes de la reunión.
- Recopila las presentaciones y revísalas antes del evento, no al llegar los ponentes. Guarda una copia en el portátil de presentación y prueba cada archivo con el proyector, la pantalla, los adaptadores HDMI y el sistema de sonido.
- Haz una prueba técnica completa en la sala, con los micrófonos inalámbricos, altavoces, regletas, alargadores, puntero y clic de presentación. Lleva baterías recargables cargadas y deja cables de repuesto accesibles en la mesa de oradores.
- Prepara el registro, las tarjetas de nombre, el café, el té y el buffet antes de que llegue el primer participante. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y comprueba que hay vajilla, vasos, cubiertos, bandejas, pinzas y cucharones para el número previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión plenaria?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y equipo. Deja cerrados el programa, las invitaciones y la inscripción con varias semanas de margen; la revisión técnica y el montaje se hacen en los últimos 1 o 2 días.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una reunión plenaria?
- Envíalas cuando estén confirmados la fecha, la sede y el programa básico, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Establece una fecha límite de inscripción al menos 7 días antes para ajustar catering, tarjetas de nombre y lista de registro.
- ¿Qué equipo técnico se necesita para una reunión plenaria?
- Como mínimo, prepara proyector, pantalla, portátil de presentación, cables y adaptadores HDMI, micrófonos, altavoces y regletas. Haz una prueba completa en la sala 1 día antes y comprueba también las baterías, el puntero y el clic de presentación.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de una reunión plenaria?
- Confirma las cantidades finales entre 3 y 5 días antes, después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Prepara el café, el té, los aperitivos y el buffet antes de la llegada de los asistentes, no durante la primera intervención.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!