Townhall-Meeting organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane den Techniktest nicht erst kurz vor Beginn: Prüfe Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam im Saal.
• Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Meeting, damit du Teilnehmerzahl, Namensschilder, Registrierungsliste und Cateringmengen rechtzeitig festlegen kannst.
• Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vorher an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop. So fallen fehlende Schriften, Videos oder Adapter nicht erst während des Vortrags auf.
• Richte die Registrierung mit Tisch, Liste und Namensschildern mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Lege zusätzlich Stifte und eine aktuelle Liste für Nachmeldungen bereit.
• Bereite Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Eintreffen der Gäste vor. Fülle Kühlboxen rechtzeitig und stelle Teller, Tassen, Gläser, Besteck sowie Serviergeschirr direkt am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Townhall-Meeting organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Referenten und Raum. Verschicke die Einladungen idealerweise 4 Wochen vor dem Meeting, damit die Anmeldungen belastbar werden.

Wann sollte die Anmeldung für ein Townhall-Meeting geschlossen werden?

Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Catering, Sitzplätze, Namensschilder und die Registrierungsliste anhand einer möglichst vollständigen Teilnehmerzahl vorbereiten.

Wie lange vor Beginn muss die Technik getestet werden?

Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag und einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor Einlass durch. Prüfe dabei Bild, Ton, Präsentationsdateien, Kabel, Adapter und Ersatzbatterien.

Wann müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Bitte um die fertigen Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Townhall-Meeting. Prüfe die Dateien danach zentral und sende den Referenten spätestens am Vortag das Briefing mit Ablauf und Zeiten.