Checklist d’organisation d’une réunion antidiscrimination

Une réunion antidiscrimination demande plus qu’une date et une salle. Il faut prévoir l’accessibilité, recueillir les besoins des participants, cadrer les échanges et préparer une procédure de signalement claire. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement du matériel. Prévoyez aussi un suivi précis des inscriptions, des intervenants et des besoins alimentaires pour éviter les ajustements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier l'espace et la capacité
2 personnes
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Publier le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d'accessibilité
Envoyer les confirmations d'inscription
2 personnes
Informer les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations
Briefer les animateurs
2 personnes
Établir le code de conduite
2 personnes
Préparer la procédure de signalement
2 personnes
Gérer la réservation des sièges
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les cartes de questions
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer l'itinéraire et la signalétique
Envoyer le dernier e-mail aux participants
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer les présentations
Tester les microphones
2 personnes
Aménager l’espace de pause
3 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Afficher le code de conduite
Rendre le point d’information visible
Instruire l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Expliquer le règlement intérieur
Assurer l’ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Gérer les micros
Recueillir les questions
2 personnes
Animer les échanges
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Servir séparément les options de régime
2 personnes
Orienter les participants vers les ateliers
3 personnes
Encadrer les salles d’atelier
4 personnes
Recueillir les notifications et les questions
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Recueillir les retours de clôture
2 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables
3 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Ranger les matériaux réutilisables
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Suivre les signalements
2 personnes
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table des intervenants
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Étiquettes pour le buffetqté 20

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Supports de badges nominatifsqté 90
Nappesqté 12
Bannières d’informationqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Colle repositionnableqté 4
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier la capacité, l’accessibilité et la circulation dans la salle avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription les besoins liés à l’accès, aux sièges et à l’alimentation.
Publiez le programme avant les confirmations définitives et informez les intervenants suffisamment tôt. Demandez leurs présentations à l’avance afin de tester chaque fichier avec l’ordinateur, le projecteur et les câbles HDMI.
Préparez le code de conduite et la procédure de signalement avant l’ouverture des inscriptions. Indiquez concrètement à qui un participant peut s’adresser et comment un signalement sera traité pendant la réunion.
Testez la sonorisation au moins une fois sur place avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones sans fil, les enceintes, les rallonges, les multiprises et prévoyez des batteries externes.
Installez la table d’inscription, les badges, la liste des participants et la signalétique avant l’accueil. Gardez une copie imprimée de l’itinéraire et du programme au cas où la connexion ou l’écran ne fonctionnerait pas.

Questions fréquentes

Comment organiser une réunion antidiscrimination ?: Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez la capacité et l’accessibilité de la salle. Environ 2 à 3 semaines avant la réunion, ouvrez les inscriptions, publiez le programme et envoyez les invitations. La dernière semaine sert à confirmer les participants, les intervenants, le catering et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une réunion antidiscrimination ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent signaler des besoins alimentaires ou d’accessibilité. Relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant la réunion avec l’horaire, l’itinéraire et les informations pratiques.
Que faut-il prévoir pour l’accessibilité d’une réunion antidiscrimination ?: Vérifiez l’accès à l’entrée, les déplacements dans la salle, les places assises et les sanitaires. Demandez les besoins au moment de l’inscription et confirmez les aménagements au plus tard 7 jours avant la réunion, afin de pouvoir modifier la réservation des sièges ou l’installation.
Quand tester le matériel technique de la réunion ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant l’événement et un second sur place le jour même, avant l’arrivée des participants. Contrôlez le projecteur, l’écran, les microphones, les enceintes, les câbles, les multiprises et les présentations des intervenants.

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