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Antidiskriminierungsveranstaltung organisieren: Checkliste

Bei einer Antidiskriminierungsveranstaltung müssen Inhalt und Rahmen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Ort und Raumkapazität, danach Anmeldung, Programm und Kommunikation. Erfasse frühzeitig Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarfe, damit du Sitzplätze, Catering und Zugang wirklich organisieren kannst. Kurz vor dem Termin kommen Techniktest, Briefing, Beschilderung und ein klares Meldeverfahren hinzu.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Raum und Kapazität prüfen

    2 Personen

  • Barrierefreiheit der Location prüfen

    2 Personen

  • Einladungstext erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bedarfe an Barrierefreiheit erfassen

  • Anmeldebestätigungen versenden

    2 Personen

  • Sprecher informieren

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Gesprächsleiter briefen

    2 Personen

  • Verhaltenskodex erstellen

    2 Personen

  • Meldeverfahren vorbereiten

    2 Personen

  • Sitzplatzreservierung organisieren

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Fragekarten vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Route und Beschilderung drucken

  • Letzte Teilnehmermail versenden

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Pausenraum einrichten

    3 Personen

  • Infomaterial auslegen

    2 Personen

  • Verhaltenskodex aufhängen

  • Meldestelle sichtbar machen

  • Welcome-Team einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Hausregeln erläutern

  • Eröffnung betreuen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen sammeln

    2 Personen

  • Gespräche moderieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätoptionen getrennt servieren

    2 Personen

  • Teilnehmer zu Workshops weiterleiten

    3 Personen

  • Workshopräume betreuen

    4 Personen

  • Meldungen und Fragen entgegennehmen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Abschlussrückmeldungen sammeln

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische abwischen

    3 Personen

  • Stühle wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Materialien verstauen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Meldungen nachverfolgen

    2 Personen

  • Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • Buffet-EtikettenAnz. 20

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • TischdeckenAnz. 12
  • InformationsbannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • InfoständerAnz. 6
  • KleberAnz. 4
  • WäscheklammernAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Barrierefreiheit nicht nur am Eingang: Kläre mindestens 2 bis 3 Wochen vorher Sitzplatzreservierungen, Wege, Toiletten und den Zugang zur Bühne. Halte die Bedarfe aus dem Anmeldeformular schriftlich fest.
  • Veröffentliche das Programm erst, wenn Sprecher, Gesprächsleitung und Präsentationen abgestimmt sind. Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, damit Laptop, Projektor und HDMI-Kabel getestet werden können.
  • Plane für die Anmeldung einen eigenen Tisch und drucke die Teilnehmerliste sowie Namensschilder am Vortag aus. Eine zweite Liste mit kurzfristigen Änderungen verhindert lange Warteschlangen beim Einlass.
  • Der Verhaltenskodex sollte vor der Einladung fertig sein und zusammen mit dem Meldeverfahren kommuniziert werden. Weise die Gesprächsleitung mindestens 3 Tage vorher auf Zuständigkeiten und den Umgang mit diskriminierenden Aussagen hin.
  • Teste die komplette Technik mit Mikrofonen, Lautsprechern, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn. Lege Verlängerungskabel, Powerbanks und Ersatzlösungen direkt am Technikplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Antidiskriminierungsveranstaltung planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Einladungen. Für Sprecher, Barrierefreiheitsbedarfe und Catering solltest du spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verbindliche Angaben haben.
Was muss in die Anmeldung für eine Antidiskriminierungsveranstaltung?
Frage neben Name und Kontakt mindestens nach Ernährungswünschen und konkreten Bedarfen an Barrierefreiheit. Schließe die erste Abfrage etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze und Catering angepasst werden können.
Wann sollte die Technik für die Veranstaltung getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker mit den tatsächlichen Präsentationen.
Wie erstellt man ein Meldeverfahren für eine Antidiskriminierungsveranstaltung?
Lege vor dem Versand der Einladungen fest, an wen sich Betroffene wenden können, über welchen Kanal Meldungen eingehen und wer reagiert. Kommuniziere das Verfahren zusammen mit dem Verhaltenskodex und informiere das Team mindestens 3 Tage vorher.

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