Checklist voor een antidiscriminatiebijeenkomst organiseren
Een antidiscriminatiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt vooraf ook toegankelijkheid, een veilige meldprocedure en duidelijke afspraken voor deelnemers en gespreksleiders. Deze checklist helpt je de 81 taken in de juiste volgorde uit te voeren, van locatie en uitnodiging tot techniek, catering en bewegwijzering. Gebruik de lijst om niets te laat te ontdekken, zoals ontbrekende microfoons, dieetwensen of een route die niet toegankelijk is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Ruimte en capaciteit controleren
2 personen
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
2 personen
Sprekers informeren
2 personen
Presentaties verzamelen
Gespreksleiders briefen
2 personen
Gedragscode opstellen
2 personen
Meldprocedure voorbereiden
2 personen
Reservering van stoelen regelen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Vragenkaartjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route en bewegwijzering printen
Laatste deelnemersmail versturen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Pauzeruimte inrichten
3 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Gedragscode ophangen
Meldpunt zichtbaar maken
Welkomstteam instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Huisregels toelichten
Opening verzorgen
Sprekers begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
Vragen verzamelen
2 personen
Gesprekken begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Dieetopties apart serveren
2 personen
Deelnemers naar workshops verwijzen
3 personen
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
Meldingen en vragen opvangen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Afsluitende reacties verzamelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels afnemen
3 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Herbruikbare materialen opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Meldingen opvolgen
2 personen
Foto- en videomateriaal archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Registratietafel
- Sprekerstafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Glazenaantal 90
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Labelkaartjes buffetaantal 20
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 90
- Naambadgehoudersaantal 90
- Tafelkleedjesaantal 12
- Informatiebannersaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Infostandaardsaantal 6
- Plakgumaantal 4
- Wasknijpersaantal 100
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de capaciteit en toegankelijkheid voordat je uitnodigingen verstuurt. Kijk niet alleen naar de ingang, maar ook naar zitplaatsen, toiletten, route, geluidsniveau en de mogelijkheid om stoelen te reserveren.
- Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften via één formulier. Stuur de aanmeldbevestiging uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat je aantallen en aanpassingen nog kunt verwerken.
- Leg gedragscode en meldprocedure vóór de bijeenkomst vast en informeer gespreksleiders hierover. Beschrijf wie aanspreekbaar is, waar iemand een melding doet en binnen welke termijn die wordt opgevolgd.
- Test de techniek minimaal één dag vooraf met de echte laptop, projector, HDMI-kabels, speakers en microfoons. Houd verlengkabels, stekkerdozen en een presentatiekopie achter de hand; een lege accu of ontbrekende aansluiting komt vaak pas bij aanvang aan het licht.
- Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en plan de opstelling vroeg. Zet registratie, naamkaartjes, deelnemerslijst, vragenkaartjes en bewegwijzering klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt; controleer ook of koffie, water, servies en opschepmateriaal bereikbaar staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet ik een antidiscriminatiebijeenkomst organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, toegankelijkheid en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en de belangrijkste praktische informatie klaar zijn, meestal 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst.
- Wat moet er in een gedragscode voor een antidiscriminatiebijeenkomst staan?
- Neem 5 onderdelen op: gewenst gedrag, voorbeelden van ongewenst gedrag, de rol van gespreksleiders, de meldroute en wie opvolging doet. Deel de gedragscode uiterlijk bij de aanmeldbevestiging en herhaal de kern bij de start.
- Wanneer moet ik toegankelijkheidsbehoeften uitvragen?
- Vraag dit direct uit in het aanmeldformulier, dus vanaf het moment dat de uitnodigingen worden verstuurd. Bekijk de antwoorden uiterlijk 1 week vooraf, zodat je stoelen, route, communicatie en eventuele andere voorzieningen nog kunt aanpassen.
- Hoeveel techniek heb ik nodig voor een antidiscriminatiebijeenkomst?
- Reken minimaal op een laptop, projector en scherm voor presentaties, plus één microfoon per actieve spreker of gespreksleider. Test alle apparatuur 1 dag vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen, HDMI-kabels en een reservepresentatie klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!