Checklist pour préparer une prestation chorale
Une prestation chorale demande plus qu’une salle et un programme imprimé. Il faut coordonner la date avec la chorale, confirmer le répertoire, préparer les partitions et vérifier la sonorisation avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’accueil des choristes. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : prises électriques, pupitres, eau, boissons chaudes et circulation dans la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date de la représentation avec la chorale
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer le répertoire de spectacle
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
Trier les consommations
2 personnes
Imprimer les programmes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer les pupitres de musique
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Accueillir la chorale
2 personnes
Faire répéter le chœur
2 personnes
Préparer les consommations
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer la prestation
Accompagner la prestation chorale
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Organiser les adieux de la chorale
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rapporter le matériel
2 personnes
Gérer les objets perdus
Conserver les bons de livraison
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 8
- Porte-manteauxqté 2
- Portantsqté 2
Équipement
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Pieds de microqté 25
- Pupitresqté 2
- Piles de rechangeqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafes d’eauqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneaux directionnelsqté 6
- Badges nominatifsqté 30
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date avec la chorale avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Confirmez le répertoire et rassemblez toutes les partitions au plus tard 7 jours avant la représentation. Prévoyez aussi les pupitres nécessaires et quelques exemplaires supplémentaires du programme.
- Testez les microphones, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage et chaque câble avant l’ouverture des portes. Gardez au moins 2 rallonges et 2 multiprises disponibles si la configuration dépend de plusieurs prises.
- Ouvrez et aérez la salle environ 60 minutes avant l’accueil. Installez les chaises, les tables et les pupitres, puis libérez clairement l’espace de la scène pour éviter les déplacements de dernière minute.
- Achetez les produits frais le jour même ou la veille, et préparez les carafes d’eau, les tasses, les verres et les thermos avant l’arrivée de la chorale. Désignez une personne pour accueillir les choristes et signaler les vestiaires.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une prestation chorale ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, fixer la date avec la chorale, envoyer les invitations, confirmer le répertoire et tester le matériel sans précipitation.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une prestation chorale ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines avant la représentation. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Quand tester la sonorisation d’une prestation chorale ?
- Faites un premier contrôle 3 à 7 jours avant, puis un test complet le jour même, environ 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez les microphones, les câbles, les haut-parleurs et les piles de rechange.
- Que faut-il préparer dans la salle avant une prestation chorale ?
- Prévoyez au moins 60 minutes pour aérer la salle, installer les chaises et les tables, dégager la scène, placer les pupitres et raccorder le matériel audio. Ajoutez les panneaux directionnels et préparez l’eau ainsi que les boissons chaudes avant l’accueil.
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