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Chorauftritt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Chorauftritt braucht mehr als ein festgelegtes Repertoire. Du musst Termin und Raum abstimmen, Einladungen und Anmeldungen verwalten sowie Technik, Noten und Bewirtung rechtzeitig vorbereiten. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Empfang des Chors. Besonders am Veranstaltungstag helfen feste Zeitpunkte für Lüften, Bestuhlung, Soundcheck und das Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Auftrittstermin mit dem Chor festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftrittsrepertoire bestätigen

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Technikbedarf prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlwaren einkaufen

  • Verbrauchsgüter sortieren

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Chor empfangen

    2 Personen

  • Chor einsingen lassen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Auftritt ankündigen

  • Chorauftritt begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Besucher begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung des Chors organisieren

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Tische aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Lieferscheine aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • NotenständerAnz. 25
  • PulteAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • WasserkannenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Auftrittstermin erst fest, wenn der Chor und die Location zugesagt haben. Bestätige Reservierungen spätestens 14 Tage vor dem Termin noch einmal schriftlich.
  • Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend in einer Liste. Prüfe sie 7 Tage vorher, damit Einkauf und Bewirtung nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Bestätige Repertoire und Programm mindestens 10 Tage vorher. Sammle die Musikpartituren und drucke die Programme nicht erst am Veranstaltungstag aus.
  • Plane für Tontechnik und Bühne mindestens 90 Minuten vor Einlass ein. Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Audiokabel und Ersatzbatterien sollten vor dem Eintreffen des Chors getestet sein.
  • Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lüfte zuerst den Saal, stelle danach Tische und Stühle auf und richte Bühnenbereich, Notenständer, Garderobe und Wegweiser ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Chorauftritt organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Termin und Einladungen. Technik, Repertoire und Anmeldungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Auftritt feststehen.
Wann sollte man die Technik für einen Chorauftritt testen?
Plane den vollständigen Techniktest mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, alle Kabel und die Ersatzbatterien einzeln.
Wie viele Stühle braucht man für einen Chorauftritt?
Für das Publikum brauchst du einen Stuhl pro angemeldeter Person, zuzüglich etwa 10 Prozent Reserve. Für den Chor kommen die benötigten Plätze und Notenständer separat hinzu.
Wann sollte man Einladungen für einen Chorauftritt verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 Tage vorher, damit Sitzplätze, Ernährungswünsche und Einkauf planbar bleiben.

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