Checklist pour organiser quatre jours de randonnée
Quatre jours de randonnée demandent une préparation répartie sur plusieurs semaines. Il faut d’abord valider les distances et les itinéraires, puis régler les autorisations, les lieux de départ et d’arrivée et l’organisation des bénévoles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les groupes de départ se gèrent ensuite avec des listes à jour. Les derniers jours servent surtout à préparer les cartes, les kits quotidiens, le ravitaillement et le balisage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir les distances du parcours
2 personnes
Parcourir les itinéraires
4 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander les autorisations
Informer les responsables de parcours
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les listes de participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Imprimer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Trier les bracelets
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Installer le matériel de signalisation
2 personnes
Réapprovisionner le matériel médical
Préparer le briefing des bénévoles
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les kits d’itinéraire par jour
3 personnes
Événement
Balisage de la zone de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Aménager des points de repos
6 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points de repos
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Reconstruire la zone de départ
4 personnes
Installer les panneaux de route du jour
6 personnes
Réaménager les points de repos
6 personnes
Réinscrire les participants
4 personnes
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
Tenir les points de repos
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Nettoyage de la route
4 personnes
Ranger le site
6 personnes
Préparer l’itinéraire du jour
6 personnes
Tenir les points de repos
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Nettoyage de la route
4 personnes
Préparer l’itinéraire du jour
6 personnes
Préparer la remise des médailles
3 personnes
Tenir les points de repos
8 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Cocher les arrivants
3 personnes
Remettre les médailles
4 personnes
Nettoyage de la route
4 personnes
Nettoyer la zone d’arrivée
6 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Rassembler le matériel de circulation
4 personnes
Nettoyer le site en profondeur
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
3 personnes
Traiter les résultats des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 30
- Barrières de sécuritéqté 24
- Ensembles de tables de bièreqté 4
Équipement
- Glacièresqté 8
- Distributeurs d'eauqté 8
- Enceintes mobilesqté 2
- Mégaphoneqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 6
Matériel de circulation
- Panneaux de directionqté 80
- Panneaux indicateursqté 40
- Cônes de signalisationqté 30
- Gilets de sécuritéqté 30
- Lampes de balisageqté 12
Inscription
- Formulaires d'inscriptionqté 300
- Listes de participantsqté 20
- Numéros de départqté 300
- Braceletsqté 300
- Sets de stylosqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 1200
- Chemises à pinceqté 12
Matériel de sport
- Médaillesqté 300
- Cartes de poinçonnageqté 300
- Tampons encreursqté 12
- Flèches de directionqté 120
- Ruban de parcoursqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Thermosqté 8
- Carafesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 8
- Jerricansqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 4
- Couvertures de survieqté 12
- Lampes de pocheqté 12
- Talkies-walkiesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Drapeaux du villageqté 8
- Bâche de départ-arrivée
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par parcourir chaque itinéraire dans les conditions prévues et notez les points où une flèche, un panneau ou un bénévole sera nécessaire. Vérifiez aussi les temps de passage avant de fixer les horaires de départ.
- Demandez les autorisations et confirmez les lieux de départ et d’arrivée plusieurs semaines avant l’événement. Un changement tardif oblige souvent à refaire le plan de circulation, les informations aux participants et la signalisation.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les listes, les besoins alimentaires et la répartition des groupes. Préparez un exemplaire imprimé par point d’accueil, en plus de la version utilisée par l’équipe d’organisation.
- Triez les cartes d’itinéraire et les kits de démarrage par jour, puis comptez-les séparément. Faites ce contrôle au plus tard la veille afin de pouvoir réimprimer les documents manquants.
- Préparez le briefing des bénévoles avant le premier départ et indiquez clairement qui surveille chaque portion du parcours. Remplissez les glacières et vérifiez le matériel médical avant chaque journée, pas seulement le premier matin.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de randonnée ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de parcourir les itinéraires, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
- Quand faut-il préparer les cartes et les kits de randonnée ?
- Triez les kits par jour 2 à 3 jours avant le départ. Faites un dernier comptage la veille, après la clôture des inscriptions et la vérification des groupes.
- Combien de bénévoles faut-il pour quatre jours de randonnée ?
- Le nombre dépend du nombre de parcours et de points de contrôle, mais prévoyez une personne responsable par point de passage, plus une équipe de remplacement d’au moins 10 % à 15 %. Répartissez les rôles avant le briefing final.
- Quand installer la signalisation du parcours ?
- Installez-la le jour même ou la veille selon les règles locales et la durée de présence des panneaux. Contrôlez chaque itinéraire avant le premier départ et retirez ensuite tout le matériel de balisage.
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